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Einkauf vs. Sourcing: Eine Symbiose

Published Date

Carolyn Mathas für PartProcurer.com | Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten, 30 Sekunden

Veröffentlicht am 27. Oktober 2021

Laut Kearney entfielen noch vor zwei Jahren 30 % des Umsatzes eines Dienstleistungsunternehmens und mindestens 50 % des Umsatzes eines Fertigungsunternehmens auf den Einkauf. Und ein aktueller Sourcing- und Einkaufsbericht von SpendEdge prognostiziert bis 2024 ein Wachstum von 16 Milliarden Dollar bei den Dienstleistungen im Bereich Auftragsabwicklung.

Fälschlicherweise denken viele, dass Sourcing und Einkauf gleichbedeutend sind. Im Gegenteil, beide spielen zwar eine wichtige Rolle in der Lieferkette eines Unternehmens, unterscheiden sich aber erheblich. Angesichts ihrer hohen Bedeutung und der Wachstumsprognosen für die Branche entwickeln sie sich jedoch sehr schnell getrennt voneinander und auch gemeinsam weiter.

Sourcing und Einkauf

Der Sourcing-Profi ist für Strategie, Recherche und die Festlegung von Qualitätsmaßstäben zuständig. Das Sourcing umfasst alle Maßnahmen im Zusammenhang mit der Identifizierung und Beauftragung der bestmöglichen Lieferanten für Waren und Dienstleistungen, einschließlich der Prüfung, Auswahl und Einstellung sowie der Verwaltung der Lieferanten im Hinblick auf ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis und der Durchführung von Lieferantenrisikoanalysen.

Unter das Sourcing fallen auch die fortlaufende Bewertung und Analyse des Lieferantenmarktes und das Aushandeln von Einkaufsbedingungen. Eine wesentliche Aufgabe des Sourcing ist beispielsweise das Aushandeln von Preisen auf der Grundlage von Mengeneinkäufen. Strategisches Sourcing, insbesondere in schwierigen Zeiten, vermeidet Probleme, reduziert Störungen und fördert die Stabilität der Lieferkette und der Wirtschaft. Sourcing ist die Grundlage für den Einkauf.

Der Einkauf ist die nächste Ebene. Er folgt auf das Sourcing. Der Einkaufsprofi kümmert sich um die Auftragsvergabe an Lieferanten, Auftragsbestätigung, Zahlungen und die Sicherstellung der korrekten und rechtzeitigen Lieferung des bestellten Produkts/der Dienstleistung. Der Einkauf nutzt die bestehenden Lieferketten, um eine kontinuierliche Versorgung des Unternehmens zu gewährleisten.

Berührungspunkte von Sourcing und Einkauf

Die Kombination aus strategischem Sourcing und Einkauf gewährleistet eine stabile Versorgung, die Minderung von Risiken, langfristige Nachhaltigkeit und eine auf Zusammenarbeit basierende Sicherheit. Wenn die beiden Funktionen ineinandergreifen, können sie auch zur Kostenoptimierung beitragen. Während die Sourcing-Teams die generierten Daten pflegen und analysieren, nutzt der Einkauf diese Daten, um Produkte budgetgerecht einzukaufen. Zudem können die vom Einkauf erzeugten Daten über die Lieferanten vom Sourcing-Team zur Überwachung der Kompetenz genutzt werden.

Nach dem Abschluss des Prozesszyklus werden die vom Einkaufsteam erzeugten Daten dem Sourcing-Team zur Verfügung gestellt, um die Lieferantenbeziehungen zu optimieren. Dazu zählen die Beurteilung der langfristigen Lieferantenleistung und strategische Entscheidungen über die Fortsetzung oder Beendigung der Beziehungen zu einzelnen Lieferanten. 

Durch Automatisierung erhalten Sie Zugang zu Daten aus dem gesamten Unternehmen und der Lieferantenbasis und können das Sourcing skalieren, um Verzögerungen zu minimieren. Zudem ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Sourcing und Einkauf eine kurzfristige, unterbrechungsfreie Versorgung und eine langfristige, effektive Planung.

Umfangreiche Software

Umfangreiche Sourcing-Einkaufssoftware gewinnt immer mehr an Bedeutung. Zu den Funktionen solcher Programme zählen:

  • Anbieter-/Lieferantendatenbank mit Rankings und Bewertungen
  • Automatisierte RFQs
  • Gemeinsamer Datenzugriff
  • Budgetierung
  • Sicherheitsprüfungen
  • Erstellung und Verwaltung von Bestellanforderungen
  • Erstellung und Verwaltung von Bestellungen und Verträgen
  • Speicherung mit Querverweisen in Datenbanken
  • Transaktionsbezogene Procure-to-Pay-Prozesse

Technologie und Automatisierung vereinfachen die effektive Zusammenarbeit zwischen Sourcing- und Einkaufsabteilungen und ermöglichen es, Daten und Analysen zusammenzuführen und allen Beteiligten Zugang zu den gebündelten Ergebnissen zu geben. Darüber hinaus verbessert die Automatisierung die Beziehungen zu den Lieferanten, unterstützt sachkundige Entscheidungen und ermöglicht Strategien und Bedingungen, die eine maximale Wertschöpfung gewährleisten. 

Die Vorteile sind vielfältig. Ohne gemeinsame Daten können weder Sourcing noch Einkauf effektiv arbeiten. Erst die Kombination aus strategischem Sourcing und Einkauf sowie der Einsatz von Technologie für die Verwaltung und den Zugriff auf diese Daten sorgt für eine wesentliche Effizienzsteigerung.

Wir entwickeln uns weiter

Wenn sich die Wirtschaft erholt, werden sich Sourcing und Einkauf weiter verändern und verbessern, insbesondere dort, wo die Netzwerke der Lieferketten besonders komplex sind. Es ist offensichtlich, dass sich die Datentiefe in letzter Zeit stark verändert hat. So gibt es jetzt beispielsweise umfangreiche Informationen über die nachgeschalteten Lieferanten, die vor der Pandemie nicht verfügbar waren. Auch die Planung hat an Tiefe gewonnen, da man nun erkannt hat, dass globale Lieferketten heute noch vorhanden und morgen schon unerreichbar sein können.

Unternehmen werden die Lieferkette in zunehmendem Maße als Dienstleistung betrachten und nutzen. Dazu werden KI-gestützte, Cloud-basierte, automatisierte Einkaufsanalyselösungen mit vielen kombinierten Datenquellen als Software-as-a-Service angeschafft. Zudem wird der Einsatz von KI/ML in der gesamten Lieferkette weiter zunehmen, und intelligente Bots werden einfache Aufgaben übernehmen, ohne dass menschliche Mitarbeiter eingreifen müssen.

Die größere Agilität wird Unternehmen dabei unterstützen, sich den Herausforderungen von morgen zu stellen. Virtuelle Schulungsmethoden und digitale Tools mit Spielcharakter sind Teil der Maßnahmen, um erfahrene Arbeitskräfte einzubinden und ihr Potenzial auszuschöpfen. Daneben werden Technologie und Automatisierung die Ausführungsgeschwindigkeit von Lieferungen beschleunigen und zu mehr Wettbewerbsfähigkeit führen.