Kosten senken, Risiken reduzieren und mit Benchmarking im Einkauf die Nase vorn behalten
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(Quelle: ImagePulse/stock.adobe.com; generiert mit AI)
Veröffentlicht am 18. Juni 2025
Sie haben gerade eine Charge Mikrocontroller zu einem um 15 Prozent niedrigeren Preis als üblich eingekauft. Aber Verzögerungen, Zölle und unerwartete Kosten machen aus diesem „Schnäppchen“ eine Katastrophe für den Einkauf.
Beim Benchmarking im Einkauf geht es daher nicht nur um den Preis. Es geht um die Gesamtbetriebskosten („Total Cost of Ownership“, TCO), die Zuverlässigkeit der Lieferanten und die Risikominimierung.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie Einkaufsfachleute Benchmarking einsetzen können, um kostspielige Überraschungen zu vermeiden und den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.
Was ist Benchmarking im Einkauf?
Beim Einkauf von Elektronikkomponenten wirkt sich jede Entscheidung auf die Gesamtkosten, den Zeitplan und die Zuverlässigkeit des Endprodukts aus. Beim Benchmarking im Einkauf werden Preise, Lieferantenleistung, Qualität und Risikofaktoren verglichen, um datengestützte Kaufentscheidungen zu treffen. Anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, können Einkäufer Benchmarking nutzen, um sicherzustellen, dass sie den besten Wert bei geringstem Risiko erhalten.
Durch die Verfolgung von Preisentwicklungen, Lieferzeiten, Qualitätsbewertungen und Auftragsabwicklung können Einkaufsexperten Verzögerungen minimieren, bessere Preise erzielen und Lieferantenbeziehungen aufbauen. Außerdem trägt dies dazu bei, Ineffizienzen im Prozess aufzudecken und liefert Hintergrundwissen für bessere Vertragsverhandlungen.
Wie wird Benchmarking im Einkauf durchgeführt?
Benchmarking im Einkauf umfasst die Verfolgung von Kennzahlen wie Lieferantenpreisen, Lieferzeiten und Qualität, damit Fachleute mit einer standardisierten Methode zur Evaluierung von Lieferanten bessere Einkaufsentscheidungen treffen können. Die Überwachung von Preisen, Lieferzeiten und Leistung hilft Einkaufsexperten dabei, im Laufe der Zeit Einblicke in die Zuverlässigkeit zu gewinnen. Dies kann durch den Vergleich von Lieferanten mit Tabellenkalkulationen oder durch die Verwendung von Software zur Ermittlung des besten Wert-Leistungs-Verhältnisses erfolgen.
Bei der Verfolgung dieser Daten ist es außerdem wichtig, klare Ziele zu definieren. Zu den Zielen könnte beispielsweise gehören, die Fehlerquote unter 1 Prozent zu halten oder die Liefertreue über 95 Prozent zu halten.
Durch die Anwendung dieser Erkenntnisse können Teams bessere Konditionen aushandeln und Risiken reduzieren, um eine effizientere Beschaffungsstrategie zu entwickeln.
Um das Beste aus dem Benchmarking herauszuholen, konzentrieren Sie sich auf wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) (Tabelle 1).
Tabelle 1. Gängige KPIs und damit verbundene Überlegungen
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Abweichung vom Einkaufspreis („Purchase Price Variance“, PPV) |
Zahlen Sie mehr oder weniger als die marktüblichen Preise? |
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Gesamtbetriebskosten („Total Cost of Ownership“, TCO) |
Um sich ein vollständiges Bild zu verschaffen, sollten Sie den Stückpreis + Versandkosten + Steuern + Gebühren berücksichtigen – und vergessen Sie nicht die Mindestbestellmengen („Minimum Order Quantities“, MOQs). |
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Mengenrabatte und Vertragsbedingungen |
Gibt es Mengenrabatte oder Einsparungen bei planmäßigen Bestellungen? |
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Durchschnittliche Vorlaufzeit |
Wie lange dauert es, bis ich Ersatzteile erhalte? |
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Pünktliche Lieferung |
Wie viel Prozent der Aufträge treffen pünktlich ein? |
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Häufigkeit von Lieferrückständen |
Gehen den Lieferanten häufig die Vorräte aus? |
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Genauigkeit der Bestellung |
Sind die Sendungen vollständig und korrekt? |
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Problemlösungszeit |
Behebt der Anbieter Probleme schnell, wenn sie auftreten? |
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Finanzielle Stabilität |
Hat der Anbieter eine solide Erfolgsbilanz? |
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Defekt-/Rückgabequoten |
Wie oft fallen Teile bei Qualitätskontrollen durch? |
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Zertifizierungen von Lieferanten |
Sind sie ISO-, RoHS- oder REACH-konform? |
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Fälschungsrisiken/Rückverfolgbarkeit |
Ist eine vollständige Dokumentation vorhanden? |
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Alternative Optionen |
Kann der Lieferant Ersatz empfehlen? |
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Früher Zugang zu neuen Produkten |
Führt der Lieferant neue Produkte vor der Konkurrenz ein? |
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Technische Unterstützung und Zusammenarbeit |
Wie einfach ist es, technische Beratung zu erhalten? |
Kostspielige Fehler beim Einkauf vermeiden
Selbst erfahrene Einkäufer tappen häufig in Fallen, die durch Benchmarking vermieden werden können. Schauen wir uns einige dieser Fallen an und wie Benchmarking hilft, sie zu vermeiden.
- Die Tiefstpreisfalle: Wie im vorangegangenen Beispiel kann ein Unternehmen Komponenten zu einem 15 Prozent niedrigeren Preis anbieten, aber unerwartete Gebühren und ein langsamerer Versand machen es zu einer schlechteren Option. Benchmarking verhindert versteckte Kosten durch den Vergleich der Gesamtkosten (Preis + Gebühren + Vorlaufzeit)
Fazit: Vergleichen Sie die Gesamtbetriebskosten, nicht nur den Stückpreis.
- Albtraum Lieferrückstand: Sie bestellen, aber später stellen Sie fest, dass das Bauteil eine Vorlaufzeit von 16 Wochen hat.
Fazit: Durch Benchmarking können Sie historische Vorlaufzeiten verfolgen, um unzuverlässige Lieferanten zu erkennen.
- Problem der Bauteilfälschungen: Sie bestellen nicht rückverfolgbare Bauteile von einem kostengünstigen Lieferanten, die dann in der Produktion versagen und teure Nacharbeiten verursachen.
Fazit: Anhand von Benchmarking können Sie feststellen, welche Distributoren zugelassen und vertrauenswürdig sind.
Dies sind nur einige der Probleme, die den Einkaufsprozess häufig beeinträchtigen. Insgesamt lässt sich Folgendes festhalten: Benchmarking hilft Beschaffungsexperten, strategische und fundierte Entscheidungen zu treffen, bevor Probleme auftreten.
Vorgehensweise beim Benchmarking
Nachdem wir nun die Prozesse und die zu ermittelnden Kennzahlen definiert haben, wollen wir den Benchmarking-Prozess Schritt für Schritt durchgehen.
Schritt 1: Erfassen der richtigen Daten
- Verfolgen Sie Preistrends und die Leistung von Lieferanten.
- Überwachen Sie Fehlerquoten und Reaktionszeiten.
- Vergleichen Sie die Preise mit Marktstandards anhand von Branchenberichten und Preisfindungstools.
Schritt 2: Organisieren der Daten und Vergleichen der Leistung der Lieferanten
- Verwenden Sie Tabellenkalkulationen, Dashboards oder Beschaffungssoftware, um Daten einfach zu vergleichen.
- Standardisieren Sie Bewertungskriterien (z. B. Kosten, Vorlaufzeit, Risiko).
Schritt 3: Verwenden von Einkaufstools zur Automatisierung von Prozessen
- Überwachen Sie Preise und Trends, indem Sie Veränderungen in Echtzeit verfolgen.
- Bestimmen Sie die Lieferantenleistung durch Ermittlung der Liefertreue und der Fehlerquote.
- Identifizieren Sie Lieferanten mit finanziellen oder regulatorischen Risiken durch Integration von Risiko- und Compliance-Warnungen.
Hinweis: Die Automatisierung dieses Prozessschrittes ist von Vorteil, da sie Zeit spart und menschliche Fehler reduziert.
Schritt 4: Setzen und Umsetzen messbarer Benchmarks
Wenn klare Benchmarks festgelegt sind, kann jeder seiner Verantwortung nachkommen. Diese Benchmarks ermöglichen auch eine kontinuierliche Verbesserung. Hier sind einige Beispiele für Benchmarks, die Sie für Ihr Unternehmen festlegen könnten:
- Reduzierung der Preisabweichung um 5 Prozent in sechs Monaten.
- Aufrechterhaltung einer Termintreue von über 95 Prozent.
- Halten der Fehlerquote der Lieferanten unter 1 Prozent.
Intelligenteres Sourcing beginnt mit den Daten
Wenn wir den Begriff „intelligenter Einkauf” verwenden, meinen wir damit nicht nur die Suche nach den niedrigsten Preisen. Bei der Umsetzung eines intelligenten Einkaufsprozesses geht es darum, die Leistung der Lieferanten zu verfolgen, die Einkaufsstrategien zu optimieren und Risiken zu minimieren. Benchmarking hilft Ihnen dabei, indem es Kosten senkt, die Zuverlässigkeit der Lieferkette verbessert und Ihnen gleichzeitig hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden. Wenn Sie wichtige KPIs kontinuierlich überwachen, können Sie bessere, datengestützte Entscheidungen treffen, die Ihre Einkaufsprozesse stark und effizient halten.