Die nicht allzu ferne Zukunft der Beschaffung

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Veröffentlicht am 29. April 2022

Die Beschaffung entwickelt sich immer mehr zu einem wichtigen und zunehmend professionalisierten Geschäftsbereich. Angesichts der Herausforderungen der letzten Jahre wird die Beschaffung eine noch wichtigere Rolle bei der Bewältigung und Lösung kritischer Unternehmensprobleme spielen. Dabei geht es um weit mehr als nur um die Verwaltung und Optimierung von Prozessen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Sie brauchen ein hochqualifiziertes Team, das Sie zu diesem Ziel führen kann.

Aufbau eines technischen/strategischen Einkaufsteams

Nach Angaben des U.S. Bureau of Labor Statistics (US-Behörde für Arbeitsstatistik) wird die Zahl der Arbeitsplätze für Logistikfachleute (die dafür zuständig sind, wie ein Produkt erworben, bereitgestellt und ausgeliefert wird) zwischen 2020 und 2030 voraussichtlich um 30 Prozent steigen. In der aktuellen Situation ist es allerdings keine leichte Aufgabe, ein Team zusammenzustellen.

Als wir darüber nachdachten, wie wir auf die Pandemie und die chaotischen Zustände in der Lieferkette reagieren sollten, wurde klar, dass insbesondere zwei Aspekte von entscheidender Bedeutung waren: die Implementierung besserer Verfahren und die sinnvolle Nutzung von Daten in Echtzeit. Viele der bisherigen Einkaufsteams waren dieser Aufgabe einfach nicht gewachsen. Durch die vielfältigen technologischen Möglichkeiten wurden Kompetenzen erforderlich, die in allen Bereichen des Beschaffungswesens an Bedeutung gewannen.

Die Einkaufsteams der Zukunft brauchen also:

• Erfahrung mit technologiebasierter Beschaffung
• Die Fähigkeit, Risiken und Risikominderung zu erfassen und zu verstehen
• Vorausschauende Analysen, basierend auf der Nutzung von Big Data und künstlicher Intelligenz
• Die Fähigkeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten

Die Einkaufsteams werden die Automatisierung immer stärker nutzen und Lieferanten auf Frühindikatoren für mögliche Risiken überwachen, bevor sie zu großen Schwierigkeiten führen. Außerdem müssen sie Beziehungen zwischen Einkäufern und Lieferanten aufbauen und pflegen. Wie funktioniert das konkret? Es beginnt mit der strategischen Beschaffung, dem Aufbau und der Pflege von Beziehungen und der Verknüpfung von allem durch intelligente Software.

Strategisches Sourcing – intelligent und schnell

Das strategische Sourcing verändert die Art und Weise, wie Unternehmen die Beziehungen zwischen Käufern und Lieferanten betrachten. Dazu zählen die Analyse der Ausgaben, die datengestützte Auswahl von Lieferanten, die kontinuierliche Zusammenarbeit mit den Lieferantenpartnern und die Abwägung des Wertes einer Lieferantenbeziehung – nicht nur die Kosten. Der Aufbau von Partnerschaften zwischen Einkäufern und Lieferanten auf der Grundlage von Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Innovation senkt die Kosten und verbessert die Effizienz und Zuverlässigkeit der Lieferkette. Dazu gehören:

• Treffen von Entscheidungen auf Grundlage der Gesamtkosten, einschließlich Gebühren und Logistik
• Konzentration auf Partnerschaften vs. Transaktionen
• Identifizierung der Fähigkeiten von Lieferanten

Beim strategischen Sourcing arbeiten alle Parteien am Aufbau einer langfristigen, kontinuierlichen und kooperativen Beziehung, die letztendlich zu Kosteneinsparungen führt. Es ermöglicht kontinuierliches Feedback und bietet eine Plattform, um Daten auszutauschen und gemeinsam an Innovationen zu arbeiten. Strategisches Sourcing berücksichtigt den Return on Investment (Kapitalrendite, ROI) in jedem Prozessschritt, um die potenziellen Vorteile der Zusammenarbeit mit einem neuen Anbieter zu verstehen.

Beziehungen als Währung

Sind die Lieferanten erst einmal gefunden, kann die Pflege der Beziehungen zu ihnen in guten Zeiten eine Herausforderung sein, aber in schlechten Zeiten können fehlende Beziehungen noch wesentlich gravierendere Folgen haben.

Deshalb ist es wichtig, alle Lieferanten realistisch zu bewerten. Was bieten sie an? Welche Rolle spielen sie in Ihrem Unternehmen? Ist der Lieferant zum Beispiel ein Alleinanbieter? Wie haben sich die Lieferanten in der Vergangenheit an die vereinbarten Bedingungen gehalten? Wo sind sie flexibel? Was sind die Erwartungen und Ziele beider Parteien? Wo können sich beide Seiten verbessern?

Ohne diese Kenntnisse ist eine funktionierende Kommunikation nicht möglich. In der Folge kann es zu Missverständnissen in der Lieferantenbeziehung kommen. Nur durch eine kontinuierliche Kommunikation und einen praxisnahen Ansatz können Sie Probleme ansprechen und Feedback geben, das zu einer stetigen Verbesserung führt. Wenn der Lieferant mit mehreren Abteilungen und Benutzern zusammenarbeitet, sollten Sie auch über deren Erfahrungen auf dem Laufenden bleiben. Und wenn er nicht mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeitet, nutzen Sie dann sein Fachwissen ausreichend?

Die Lieferanten in Ihrer Lieferkette sollten im Idealfall ein vertrauenswürdiger Teil Ihres Unternehmens sein. Partnerschaften mit Distributoren zur Unterstützung des Vertriebs rücken immer mehr in den Mittelpunkt. Der beste Ansatz ist es, die Distributoren zu nutzen, die für jede Herausforderung die beste Lösung bieten. In jedem Fall sollten Sie nicht nur aufgrund des Preises entscheiden. Der Preis ist zwar immer ein wichtiges Kriterium, aber künftig werden die Gesamtbetriebskosten eine immer wichtigere Rolle spielen.

Es wird immer schwierige Zeiten und globale Rahmenbedingungen geben. Die Pflege dieser Beziehungen in guten und in schwierigen Zeiten ist vielleicht das Einzige, mit dem Sie ungeachtet der jeweiligen Rahmenbedingungen nicht nur überleben, sondern sogar wachsen können. Wenn es schwierig wird, müssen Sie einfach zum Telefon greifen, um Anforderungen, Verzögerungen oder andere Herausforderungen zu besprechen.

Ihre Fachkräfte sollten in der Lage sein, mit Zuckerbrot statt mit Peitsche zu führen. Das bloße Durchziehen von Geschäften ist völlig altmodisch. Verhandeln Sie stattdessen gut, indem Sie künftige Chancen als „Zuckerbrot“ für die Erbringung von Leistungen nutzen und belohnen Sie Lieferanten, mit denen Sie gut zusammenarbeiten! Wer über gute Beziehungen verfügt, hat die besten Erfolgschancen.

Intelligente Software als Schnittstelle zwischen allen Beteiligten

Die Zeiten von Stift und Papier sind längst vorbei. Die Wettbewerbsfähigkeit hängt heute entscheidend vom Einsatz intelligenter Software ab, um die besten Beschaffungsoptionen zu definieren, Bestände zu verwalten, Zeitpläne zu erstellen, Alternativen zu finden und die Self-Service-Funktion bei offenen Aufträgen zu ermöglichen. Alle Akteure innerhalb der Lieferkette sollten in Echtzeit zusammenarbeiten, um Probleme zu erkennen und schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Intelligente Software umfasst unter anderem:

· KI/ML-basierte prädiktive Analysen

· Digitale Angebotsanfragen und Evaluierung

· Überwachung der Einsparungen bei der Beschaffung

· Zugang zum Händler-Marktplatz

· Überwachung der Lieferantenleistung

· Risikomanagement

· Verhandlungen mit Lieferanten

· Status-Updates in Echtzeit

· Prüfprotokolle auf Abruf

· Preis und Verfügbarkeit in Echtzeit

· Überwachung von Lagerbeständen

Es ist praktisch unmöglich, ein Team für die Zukunft aufzubauen, ohne es mit intelligenter Software auszustatten. Die Teammitglieder müssen die Technologie verstehen und annehmen, anstatt sie zu meiden. Bei den Beschaffungsprofis der Zukunft steht bei jedem Schritt die Frage im Mittelpunkt: „Wie kann ich das erreichen?“

Es gibt allerdings noch eine weitere Beziehung, die ebenfalls gepflegt werden muss.

Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und Beschaffungsteams verbessern

Zwischen Entwicklern und Beschaffungsteams besteht seit langem eine Kluft, denn beide Abteilungen verfolgen unterschiedliche Ziele. Die Beschaffungsteams konzentrieren sich auf den Preis und die Verfügbarkeit, während sich die Entwickler auf die Technologie konzentrieren. Die Lösung besteht in Verständnis, Zusammenarbeit und Kooperation.

Echte Zusammenarbeit bedeutet, einen einfachen Informationsfluss zwischen diesen Teams zu schaffen. Entwickler müssen in der Lage sein, dem Beschaffungsteam ihre Sicht der Dinge darzulegen, damit es die Logik hinter dem Design und den Materialentscheidungen versteht. Dies führt zu einer Stückliste für die Bestellung von Bauelementen und Materialien.

Die Fortschritte in der Softwaretechnologie in den Bereichen Cloud Computing, Analytik und Plattformarchitekturen zeigen die Möglichkeiten für Fehler auf. Echte Zusammenarbeit entsteht durch cloudbasierte Software, die Stücklisten effektiv verwaltet, sodass sich die Kluft zwischen Beschaffungs- und Entwicklungsteams langsam aufzulösen beginnt. Diese Software kann die neuesten Änderungen des Teams und Veränderungen auf dem Markt berücksichtigen. Mit komplexen Analysen und Preisfindung/Verfügbarkeit in Echtzeit können die Teams rationale und fundierte Entscheidungen treffen, die sowohl den Kosten als auch der Qualität Rechnung tragen.

Die Beschaffung spielt eine immer wichtigere Rolle. Und auch die Bedeutung von Beschaffungsteams für das gesamte Unternehmen und die Lieferanten wird immer größer. Jetzt ist es an der Zeit, solche Teams auszubilden, einzustellen, Prozesse zu automatisieren und sie mit den nötigen Fähigkeiten auszustatten, um zukunftssicher arbeiten zu können.