Skip to main content

Mehr Effizienz in der Beschaffung

Published Date

Carolyn Mathas für PartProcurer.com | Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten, 30 Sekunden

Veröffentlicht am 9. Dezember 2021

(Bildquelle: NatchaS/Shutterstock.com)

Wir alle wissen, dass es verschiedene Effizienzstufen gibt und dass sich Ineffizienzen nicht von heute auf morgen beheben lassen, wenn sie jetzt auftreten. Um effizienter zu werden, müssen Prozesse gestrafft, dokumentiert, optimiert und natürlich automatisiert werden. Und Sie müssen sich überhaupt erst einmal einen Überblick über Ihren aktuellen Status verschaffen.

Ein ehrlicher Blick darauf, was Sie verbessern müssen und wie Sie im Vergleich zu Ihrer Konkurrenz dastehen, ist ein guter Anfang. Ehrlichkeit bedeutet, dass Sie erkennen müssen, was alle Ihre Geschäftsbereiche benötigen, dass Sie Möglichkeiten haben müssen, Lieferanten zu identifizieren, die Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllen können, dass Sie wissen müssen, wie Sie bei Verhandlungen den größtmöglichen Nutzen erzielen, und dass Sie eine Möglichkeit haben müssen, Ihre Arbeit kontinuierlich zu bewerten.

Drei Wege zu mehr Effizienz

Auf den Digitalisierungszug aufspringen

Durch die Pandemie wurden viele Unternehmen wesentlich schneller zum Einstieg in die Digitalisierung gezwungen, als es ohne sie der Fall gewesen wäre. Durch die Digitalisierung von Prozessen erhalten Sie schnellere Einblicke und haben so die Möglichkeit, mehr von einer bestimmten Maßnahme zu tun oder sie schnell zu beenden, wenn sie nicht funktioniert.

An der Umstellung auf digitale Prozesse führt kein Weg vorbei. Denn das bedeutet, dass manuelle Transaktionsprozesse abgeschafft werden können und der Zugang zu Beschaffungsdienstleistungen erleichtert wird. So können Sie beispielsweise die Kosten für Bestellungen senken, indem Sie Self-Service-Funktionen für die Rechnungserfassung, geführte Einkäufe und PunchOut sowie mobile Anforderungs- und Genehmigungsfunktionen für Lieferanten einrichten. Zudem können Sie offene Bestellungen einfach überwachen. Der Einsatz von E-Procurement-Software verkürzt die Durchlaufzeit mitunter um bis zu zwei Drittel.  

Die Cloud nutzen

Cloud-basierte Tools für den Einkauf und das Lieferantenmanagement können die Zusammenarbeit verbessern, Prozesse verschlanken und jederzeit den Zugriff auf Informationen ermöglichen, die schnell zusammengeführt werden und die Effizienz steigern. Ein flexibleres Ausgaben- und Lieferantenmanagement kann den Cashflow Ihres Unternehmens verbessern, Risiken minimieren und die Geschäftskontinuität sicherstellen. Das sind alles wichtige Eigenschaften, insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten.

Mit einer cloudbasierten Plattform kann Ihr Beschaffungswesen internen Stakeholdern und Partnern zeitnahe, vorausschauende Analysen liefern, anhand derer sie bessere Entscheidungen treffen, mehr Szenarien untersuchen und ein kontinuierliches, agiles Planungsmodell umsetzen können.

Budget kürzen oder Verschwendung vermeiden

Kostensenkungen sind ein Teil des Smart Business. Aber realistisch gesehen reicht es nicht aus, nur die Ausgaben zu kürzen. Es kann sogar dazu führen, dass man sich selbst schadet. Zu einem vernünftigen Kostenmanagement zählen u. a. folgende Aspekte:

  • Überwachen Sie Ihre Lieferanten sorgfältig; das ist eine Notwendigkeit, um die Effizienz und den Gewinn zu steigern und gleichzeitig die Lagerkosten zu senken.
  • Tätigen Sie Routineeinkäufe bei Lieferanten, mit denen Preisvereinbarungen getroffen wurden. Dies führt in der Regel zu niedrigeren Preisen und weniger Fehlern.
  • Dezentralisieren Sie den Einkaufsprozess.
  • Stärken Sie die Einkaufsabteilung.
  • Finden Sie heraus, wo in Ihrem Unternehmen das Kostenmanagement unzureichend oder nicht ordnungsgemäß ist.

Manchmal braucht es nur eine andere Denkweise. Sie sollten nicht mehr reagieren, sondern selbst agieren. Gehen Sie proaktiver vor. Wenn Sie beispielsweise Ihre Organisation heute neu aufstellen müssten: Wie würde das aussehen? Was würden Sie straffen und vereinfachen? Was würden Sie verstärken? Wo würden Sie zuerst automatisieren? Wie können Sie die Vorteile der Cloud nutzen? Gehen Sie wenn nötig in kleinen Schritten vor.

Bewegen Sie Daten in einem kontinuierlichen und logischen Datenfluss zwischen Ihren Abteilungen, einschließlich Finanzen und Planung. Kooperieren Sie dort, wo es möglich ist, und implementieren Sie Maßnahmen zur Steigerung von Genauigkeit und Flexibilität – all dies sind Aspekte der Effizienz. Und seien Sie flexibel, wenn es darum geht, Änderungen vorzunehmen, um die höhere Effizienz aufrechtzuerhalten, sobald Sie sie erreicht haben.