Lo que los ingenieros desearían que supieran los equipos de adquisiciones
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(Imagen: Micah C/peopleimages.com/Stock.adobe.com)
Publicado el 10 de enero de 2024
Los ingenieros y los equipos de adquisiciones juegan un papel elemental en el delicado equilibrio entre el diseño y la fabricación. Ambos elementos son esenciales, pero la falta de comunicación puede, en ocasiones, crear una tensión innecesaria. ¿Qué podemos hacer para salvar este obstáculo y fomentar el acuerdo? ¿Cómo podemos encontrar el contexto adecuado para la colaboración?
1. ¿Demasiado papeleo?
Cada minuto que un ingeniero tiene que pasar haciendo papeleo, es un minuto perdido en el que no está metido en tareas de desarrollo. Desde su punto de vista, el problema no es solo tener que rellenar demasiados formularios u obtener demasiadas aprobaciones, sino que todo ello es un auténtico obstáculo para el flujo creativo. Los ingenieros necesitan un proceso simplificado dentro de un sistema que no tenga en cuenta solo la necesidad de registrar y documentar las cosas, sino también la importancia de la agilidad.
Qué pueden hacer los responsables de compras: invertir en un software de adquisiciones que automatice las tareas repetitivas y reduzca la intervención manual. Al digitalizar y agrupar los trámites, ambos equipos pueden centrarse en el trabajo más importante, aumentando así la eficacia y reduciendo los retrasos.
2. La relación con el proveedor aporta seguridad
A menudo, los ingenieros conocen perfectamente cuáles son las piezas que necesitan y dónde conseguirlas. Disponer de un contexto conocido de proveedores les aporta una sensación de fiabilidad. Sin embargo, cuando se ven obligados a trabajar con nuevos proveedores, se genera un ambiente de incertidumbre que es preferible evitar.
Qué pueden hacer los responsables de compras: no cabe duda de que tener una lista de proveedores autorizados es esencial en un buen sistema de control. Sin embargo, los ingenieros deberían tener un sistema rápido y sencillo para solicitar y recibir autorizaciones para nuevos proveedores (a ser posible, sin añadir más papeleo), sobre todo cuando hablamos de componentes innovadores o avanzados.
3. El equilibrio entre la confianza y la tecnología
A veces, limitarse a unos cuantos proveedores autorizados es como tener que pintar algo usando solo la mitad de los colores. Los ingenieros saben que la confianza es un valor importante, pero también les gustaría tener la libertad de seguir la tendencia de la evolución tecnológica, aunque eso signifique salir de la zona de confort.
Qué pueden hacer los responsables de compras: organizar reuniones periódicas en las que los ingenieros muestren nuevas tecnologías y expliquen sus ventajas; esto contribuirá a que el equipo de adquisiciones entienda cuál es el entorno tecnológico actual y por qué algunos componentes son esenciales para un determinado proyecto, aunque no se puedan conseguir mediante los proveedores autorizados.
4. El abastecimiento supone algo más que comprar cosas
Las decisiones sobre el abastecimiento no se toman a la ligera. A los ingenieros les gustaría que los equipos de adquisiciones entendieran todo lo que implica una decisión: la investigación, las consultas entre compañeros o las conversaciones con expertos en la materia. A todo esto hay que añadir la naturaleza volátil de las cadenas de suministro, lo que añade otro nivel de complejidad.
Qué pueden hacer los responsables de compras: utilizar plataformas colaborativas en las que los ingenieros puedan explicar los motivos tras sus decisiones sobre el suministro. Cuando los ingenieros pueden documentar su tarea de investigación y consulta, los equipos de adquisiciones comprenden mejor lo que se les pide.
5. La rigidez de las normas en el suministro supone un obstáculo
En ocasiones, las instrucciones y limitaciones son como los eslabones de una cadena e impiden que los ingenieros puedan avanzar. Elementos como el fraccionamiento de los pedidos o las listas cerradas reducen la flexibilidad, así que las reglas deben diseñarse de modo que otorguen capacidad de maniobra.
Qué pueden hacer los responsables de compras: revisar y actualizar periódicamente las normas del suministro. Un mecanismo de realimentación con el que los ingenieros puedan sugerir cambios basados en su experiencia contribuirá a definir mejor las reglas para que sean más flexibles y menos restrictivas.
6. La comunicación y la transparencia son esenciales
Los ingenieros valoran mucho la transparencia, así que recibir información sobre lo que está pasando (por ejemplo, sobre cuándo se piden componentes o se esperan los pedidos o sobre si algún envío se va a retrasar) puede marcar la diferencia. Un cambio realmente revolucionario sería reducir los niveles de burocracia para las aprobaciones y aumentar los canales de comunicación directa.
Qué pueden hacer los responsables de compras: desarrollar una plataforma de comunicación centralizada, como un panel de control, en el que todas las partes implicadas puedan ver en tiempo real las novedades sobre pedidos, entregas, problemas, etc. Esto reducirá la dependencia del correo electrónico y contribuirá a que todo el mundo esté informado.
7. La experiencia del ingeniero a la hora de seleccionar componentes
Los ingenieros aportan un gran nivel de experiencia y habilidad, y sienten que eso es algo que se debería valorar más. No se trata solo de reconocer el valor que aportan, sino de solicitar su ayuda y colaborar con ellos al tomar decisiones.
Qué pueden hacer los responsables de compras: organizar talleres en los que los ingenieros puedan compartir sus conocimientos y los equipos de adquisiciones puedan explicar cuáles son las barreras a las que se enfrentan. Al principio, estas conversaciones pueden revelar trabas en el proceso, pero son esenciales si queremos superar dichos obstáculos. Además, tener reuniones entre miembros de varios departamentos y tomar decisiones de forma conjunta sobre la selección de componentes puede fomentar un ambiente de respeto mutuo y mejorar los resultados.
8. La diferencia entre los diseños internos y las obligaciones contractuales
A menudo, los ingenieros adoptan roles distintos. Cuando diseñan como parte del equipo interno, tienen mucha libertad, pero, cuando hay obligaciones contractuales de por medio, hay toda una serie de retos nuevos a los que enfrentarse. Al ingeniero le gustaría hablar de forma más directa con el cliente, en el caso de proyectos externos, y tener más autonomía con los proyectos propios.
Qué pueden hacer los responsables de compras: disponer de un flujo de trabajo claro y específico en el que se diferencie entre los proyectos propios y los trabajos para clientes. Los ingenieros pueden tener más autonomía para los diseños internos; por otro lado, los trabajos para clientes pueden seguir una estrategia más estructurada, de modo que sea posible cumplir con los requisitos de estos sin limitar la creatividad.
Conclusión
Con independencia de los retos a los que se enfrenten los equipos de ingeniería y adquisiciones, el éxito dependerá de que haya un contexto de colaboración y respeto mutuos. Al reconocer el valor de esta información, los equipos de adquisiciones tienen una excelente oportunidad de colaborar de forma más eficaz con los ingenieros, lo que se traducirá en operaciones fluidas, grandes innovaciones y un entorno de trabajo solidario.