La mejor manera de lograr la eficacia en el abastecimiento

Carolyn Mathas para Mouser Electronics | Tiempo de lectura estimado: 3 minutos y 30 segundos

Publicado el 9 de diciembre de 2021

(Imagen: NatchaS/Shutterstock.com)

Vale, todos sabemos que hay distintos niveles de eficacia y que, si hay alguna carencia en este sentido, las cosas no se pueden arreglar de un día para otro. Para ser eficientes hace falta documentación, simplificar los procesos, optimización y, evidentemente, automatización. Además, hay que entender en qué punto nos encontramos.

Ser sinceros sobre lo que necesitamos para mejorar y qué lugar ocupamos con respecto a la competencia, es un buen punto de partida. Esa honradez implica entender qué necesidades tienen todas las unidades de negocio, disponer de métodos para identificar a los proveedores que vayan a satisfacer nuestros principales requisitos, analizar cómo negociamos los contactos para obtener el máximo beneficio y tener algún tipo de estrategia para determinar lo que estamos haciendo de manera regular.

Tres maneras de mejorar la eficacia

1. Súbase al carro de la digitalización

Muchas empresas tuvieron que aceptar a regañadientes el paso hacia la digitalización debido a la pandemia, algo que hubiera sido mucho más lento si esta no hubiera ocurrido. Al digitalizar los procesos, obtenemos la información a mayor velocidad, y esto nos permite hacer ciertas cosas con más frecuencia o eliminar otras que no están funcionando.

No hay excusa para no ir hacia la digitalización. Cuando damos este paso, eliminamos procesos de transacciones manuales, lo que nos aporta un acceso más sencillo a los servicios de aprovisionamiento. Por ejemplo, puede reducir el coste de los pedidos de compra al permitir que los distribuidores tengan funciones de autoservicio para introducir facturas e implementar la compra guiada y las solicitudes/aprobaciones con dispositivos móviles y PunchOut. Además, puede supervisar fácilmente los pedidos abiertos. El uso de software para el abastecimiento electrónico puede reducir la duración del ciclo hasta un 66 %.

2. Utilice la nube

Las herramientas en la nube para la administración del abastecimiento y los proveedores pueden mejorar la colaboración, simplificar los procesos y ofrecer accesibilidad ininterrumpida: la información se añade rápidamente y la eficacia aumenta. Cuando la administración de los proveedores y los gastos es más ágil, se produce una mejora en el flujo de efectivo de la empresa, se minimizan los riesgos y se garantiza la continuidad del negocio. Estos elementos son extremadamente importantes, sobre todo, en tiempos de crisis.

Al usar una plataforma en la nube, el proceso de abastecimiento puede ofrecerles a los socios y las partes interesadas internas una serie de análisis puntuales y de carácter prospectivo con los que podrán tomar mejores decisiones, explorar más escenarios y ofrecer el soporte necesario para un modelo de planificación continuo y ágil.

3. Reduzca el presupuesto o el derroche

En un negocio inteligente, hay estrategias para reducir gastos. La realidad, sin embargo, es que esto no es suficiente y, en algunos casos, puede acabar siendo contraproducente. Una administración adecuada del gasto implica cosas como estas:

• La supervisión adecuada de los distribuidores, algo esencial para mejorar la eficiencia y los beneficios a la vez que para reducir los costes de inventario
• Haga compras rutinarias con distribuidores con los que haya acuerdos sobre precios, lo que suele traducirse en una reducción de los precios y los errores
• Descentralice el proceso de solicitud
• Faculte al departamento de adquisiciones
• Identifique los puntos en los que el gasto se administra insuficientemente o de forma equivocada en su organización

A veces, lo realmente necesario es cambiar la manera de pensar. Deje de limitarse a reaccionar y empiece a liderar, sea más proactivo. Por ejemplo, si tuviera que empezar a organizar su empresa ahora, ¿cómo sería? ¿Qué cosas simplificaría? ¿A qué cosas daría más importancia? ¿Qué elementos automatizaría primero? ¿Cómo utilizaría la nube? Si es necesario, puede ir dando pasos pequeños.

Mueva los datos en un flujo lógico y continuo entre sus departamentos, lo que incluye finanzas y planificación. Colabore en todo lo que pueda, faculte a otros y tome medidas para mejorar la precisión y la flexibilidad: todo esto forma parte de la eficiencia. Además, sea ágil al hacer cambios para mantener ese elevado nivel de eficacia una vez lo haya conseguido.

Acerca del autor

Carolyn Mathas trabaja de forma independiente como escritora y editora de sitios web para EDN y EE Times (United Business Media), IHS 360 y AspenCore, así como para empresas particulares.Mathas fue directora de marketing en Securealink y en Micrium, Inc., y ha suministrado servicios de relaciones públicas, marketing y creación de artículos para Philips, Altera, Boulder Creek Engineering y Lucent Technologies.Cuenta con un máster del New York Institute of Technology y un grado en Ciencias de la Universidad de Phoenix.