El abastecimiento y la gestión de proveedores: una relación simbiótica
Carolyn Mathas para PartProcurer.com | Tiempo de lectura estimado: 3 minutos y 30 segundos
Publicado el 27 de octubre de 2021
Según Kearney, hace apenas dos años, el 30 % de los ingresos de una empresa de servicios y, al menos, el 50 % de los de una empresa de fabricación se destinaban al abastecimiento. En un informe reciente de SpendEdge sobre el abastecimiento y la gestión de proveedores, se hablaba de una previsión de crecimiento de 16 000 millones de dólares de los servicios de cumplimiento de pedidos para 2024.
Muchos cometen el error de pensar que el abastecimiento y la gestión de proveedores son lo mismo. Esto no es cierto: aunque ambos elementos juegan un papel esencial en la cadena de suministro de una empresa, hay muchas diferencias. Sin embargo, debido a su enorme valor y a las previsiones de crecimiento de la industria, ambos están evolucionando rápidamente, de un modo independiente y colaborativo.
La gestión de proveedores y el abastecimiento
El experto en la gestión de proveedores se encarga de definir una estrategia, investigar y establecer unos parámetros de calidad. La gestión de proveedores abarca todo lo relacionado con la identificación y participación de los mejores proveedores posibles para los bienes y servicios. Esto incluye hacer averiguaciones y seleccionar, contratar y gestionar a los proveedores con el objetivo de obtener la mejor relación calidad/precio. También incluye llevar a cabo un análisis de riesgo del proveedor.
Otras tareas son la evaluación y el análisis continuo del mercado de suministro y la negociación de los términos y las condiciones de compra. Por ejemplo, una tarea esencial en la gestión de proveedores es negociar los precios de acuerdo con el volumen de las compras. Una gestión estratégica de proveedores, sobre todo en tiempos difíciles, contribuye a evitar problemas, minimiza los efectos de las interrupciones y fomenta la estabilidad de las finanzas y la cadena de suministro. La gestión de proveedores permite el abastecimiento.
El abastecimiento es la siguiente capa, el siguiente paso tras la gestión de proveedores. El experto en abastecimiento se encarga de hacer y confirmar los pedidos, efectuar los pagos y asegurarse de que las entregas de los productos o servicios se efectúen puntual y correctamente. El abastecimiento utiliza las cadenas de suministro existentes para garantizar que haya un flujo continuo de bienes en la organización.
El punto de unión entre ambos
La combinación de una buena estrategia de abastecimiento y la gestión de los proveedores garantiza la estabilidad del suministro, la reducción del riesgo, la sostenibilidad a largo plazo y la seguridad basada en la colaboración. Cuando las dos funciones colaboran, también se optimizan los costes: los equipos de gestión de proveedores mantienen y analizan los datos generados, y los de abastecimiento usan esos datos para comprar productos de acuerdo con el presupuesto. Además, los datos sobre proveedores generados por el equipo de abastecimiento se utilizan para que el equipo de gestión de proveedores analice su rendimiento.
Tras completar este ciclo, el equipo de abastecimiento entrega los datos generados al equipo de gestión de proveedores para que sigan mejorando la relación con estos. Esto incluye analizar el rendimiento de los proveedores a largo plazo y tomar decisiones estratégicas sobre la continuidad de la asociación.
La automatización ofrece acceso a los datos de toda la base de proveedores y empresas, y contribuye a garantizar que se pueda modificar la gestión a fin de minimizar los retrasos. Además, la colaboración entre las dos funciones genera un suministro ininterrumpido a corto plazo y una planificación prospectiva eficaz.
Software integral
El software integral de gestión de proveedores y abastecimiento está ganando popularidad. Algunas características de dichos programas son:
- Una base de datos de distribuidores y proveedores con calificaciones y puntuaciones
- La solicitud automatizada de cotizaciones
- El acceso a datos colaborativos
- La elaboración de presupuestos
- Los controles de seguridad
- La administración y generación de solicitudes de compra
- La administración y generación de contratos y pedidos de compra
- El almacenamiento de bases de datos vinculados
- Los procesos transaccionales «procure to pay»
La tecnología y la automatización fomentan una colaboración eficaz entre la gestión de proveedores y el abastecimiento, a fin de recopilar datos y análisis y ofrecerles a las partes interesadas acceso a los resultados combinados. Además, la automatización mejora la relación con el proveedor, ayuda a tomar decisiones bien fundadas y prepara el camino para estrategias y condiciones que maximicen el valor.
Las ventajas son innumerables. Los departamentos de gestión de proveedores y abastecimiento no pueden funcionar bien si no comparten datos. Es la combinación estratégica de ambos, junto con la tecnología necesaria para el acceso y la administración, lo que mejora enormemente la efectividad.
El futuro
A medida que las economías se vayan recuperando, la gestión de proveedores y el abastecimiento seguirán adaptándose y fortaleciéndose, sobre todo cuando las redes de las cadenas de suministro sean especialmente complejas. Lo que es evidente es que la profundidad de los datos ha cambiado recientemente. Por ejemplo, ahora hay mucha información sobre proveedores del siguiente nivel que no estaba disponible antes de la pandemia. La planificación también es más extensa, y ahora se admite que las cadenas de suministro globales puedan estar disponibles hoy y ser inaccesibles mañana.
Cada vez será más habitual que las empresas valoren la adopción de la cadena de suministro como servicio. En ese caso, las soluciones analíticas de abastecimiento (automatizadas, con IA y en la nube) que combinen muchos orígenes de datos se comprarán en forma de software como servicio. Además, el uso del AA y la IA aumentará en toda la cadena de suministro, y habrá bots inteligentes llevando a cabo tareas rutinarias sin necesidad de intervención humana.
El aumento en la agilidad ayudará a que las organizaciones estén preparadas para los retos del futuro. Los métodos virtuales de formación y las herramientas digitales ludificadas son elementos importantes para captar a los trabajadores más experimentados y desarrollar su valor profesional. Además, la tecnología y la automatización acelerarán la velocidad de ejecución del suministro y permitirán una mayor competitividad.
Acerca del autor
Carolyn Mathas trabaja de forma independiente como escritora/editora de sitios web para EDN y EE Times (United Business Media), IHS 360 y AspenCore, así como para empresas particulares.Mathas fue directora de marketing en Securealink y en Micrium, Inc., y ha suministrado servicios de relaciones públicas, marketing y creación de artículos para Philips, Altera, Boulder Creek Engineering y Lucent Technologies.Cuenta con un máster del New York Institute of Technology y un grado en Ciencias de la Universidad de Phoenix.