Il percorso verso una maggiore efficienza degli acquisti

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Pubblicato il 17 ottobre 2024

L’approvvigionamento dei componenti elettronici è un settore altamente competitivo e in rapida evoluzione. Gli esperti del settore riconoscono l’esistenza di numerose inefficienze che derivano da diverse fonti, e i professionisti dell'approvvigionamento sono chiamati ad identificare, comprendere ed eliminare queste fonti di inefficienza, non solo per restare al passo con il mercato, ma per essere in grado di anticiparne le tendenze.

Le cause comuni di inefficienza

La gestione della catena di approvvigionamento, dall’alto verso il basso, svolge un ruolo importante nel settore dei componenti elettronici. La globalizzazione delle catene di approvvigionamento, eventi mondiali imprevisti come l’inflazione, le tensioni geopolitiche e i disastri naturali, e le normative in rapida evoluzione sono tutti fattori che si sommano alle fluttuazioni normali e anomale del mercato, e che mettono a rischio la consegna dei componenti elettronici dai fornitori ai produttori, fino ai clienti finali. Una gestione efficiente ed efficace della catena di approvvigionamento è fondamentale per la resilienza del settore.

L’inefficienza della pianificazione provoca interruzioni nella fornitura e tempi di esecuzione più lunghi. In condizioni normali, pianificare è d'obbligo. Ma le conseguenze negative della mancanza di pianificazione si amplificano notevolmente quando questa si combina con eventi imprevisti a livello nazionale, globale o persino locale. L’eccesso di scorte, le giacenze di magazzino, gli approvvigionamenti dell'ultimo minuto e l'aumento dei costi operativi e di trasporto incidono sui risultati economici e sulle relazioni di tutte le parti coinvolte.

In molti casi, la mancanza di una comunicazione chiara genera confusione sui requisiti e sulle specifiche, che può causare errori, ritardi e problemi di qualità. Una cattiva comunicazione spesso è all’origine di ordini o produzioni di componenti errati, e può causare ritardi, rilavorazioni, costi elevati e persino guasti ai prodotti. Influisce anche sull’efficienza del processo decisionale, sul coordinamento e sull’agilità della catena di fornitura.

Un approccio al procurement di tipo “hands-off” è preferibile rispetto a un approccio “hands-on”, che comporta un maggiore uso dei processi manuali. La fatturazione cartacea e l’abbinamento manuale delle fatture agli ordini di acquisto vengono ancora utilizzati, ma ad un costo. In The State of Procurement 2024 di Jaggaer, il 42% degli intervistati ha dichiarato che i processi altamente manuali e la mancanza di tempo per pensare in modo strategico frenano il procurement.[1] Anche se molte aziende capiscono quanto sia importante automatizzare il maggior numero possibile di processi di approvvigionamento, l’automazione viene ancora vista come qualcosa di distante, da realizzare nel futuro, che riguarda gli altri. Dato che l’intelligenza artificiale (IA) è sempre più utilizzata nelle soluzioni di approvvigionamento, il divario tecnologico per queste aziende non fa che aumentare.

Parlando delle cause più comuni di inefficienza, quanti passaggi chiedete di eseguire a chi è coinvolto nel processo, dai professionisti dell’approvvigionamento ai fornitori? Domandate a voi stessi e al vostro team come fare per ridurre queste inefficienze.

L’audit come strumento per identificare le inefficienze

Un modo per garantire l’efficienza, l’efficacia e la conformità nelle vostre procedure di acquisto è eseguire un audit. Il processo di audit include i controlli interni, la sollecitazione dei fornitori, la negoziazione, la selezione, la gestione degli ordini di acquisto e dei contratti, l’aderenza ai contratti e l’efficienza operativa.

Gli audit richiedono tempo e dovrebbero essere eseguiti di frequente. Il team di audit ha il compito di esaminare i contratti, i registri degli acquisti, le fasi del processo di approvvigionamento esistente, la valutazione delle offerte, la gestione dei contratti, le discrepanze e i motivi per cui si sono verificate, e i colli di bottiglia. L’audit ha lo scopo di garantire che la vostra organizzazione rispetti le normative, minimizzi i rischi e perfezioni il processo di procurement in modo da introdurre costantemente dei miglioramenti.

Quando ci si prepara per l’audit è necessario innanzitutto raccogliere la documentazione, tra cui le policy e le procedure aggiornate sull’approvvigionamento, i contratti e gli accordi di fornitura, gli ordini di acquisto (e la relativa documentazione di supporto), le fatture e i registri dei pagamenti, i registri delle merci ricevute e delle consegne, i profili dei fornitori e le valutazioni delle prestazioni dei fornitori. Altri documenti utili potrebbero includere i criteri di valutazione e i registri dei punteggi dei fornitori, la corrispondenza e la documentazione interna di controllo dei processi, come le procedure di autorizzazione, le azioni intraprese (o non ancora intraprese) a seguito degli audit precedenti, e i budget per gli acquisti.

Una volta raccolta la documentazione, l’audit deve prevedere i seguenti passaggi:

• Definizione del team di audit mediante la nomina di un responsabile e la delega dell’autorità ai membri del team.
• Svolgimento di interviste con le parti interessate.
• Identificazione dei problemi nel processo di approvvigionamento.
• Esecuzione di un’analisi approfondita sugli acquisti.
• Revisione dei rapporti con i fornitori, degli accordi, dei contratti e delle pratiche etiche di selezione dei fornitori.
• Esame dei controlli interni esistenti.
• Indagine sulle spese fuori processo.
• Valutazione della formazione.

L’analisi che ne risulta deve garantire che l’approvvigionamento sia in linea con le policy, gli standard e i requisiti di legge. Deve identificare gli ostacoli al flusso di lavoro, valutare l'efficacia dei controlli per ottimizzare l'efficienza degli acquisti e valutare l’utilizzo delle risorse (risorse umane, tecnologia e budget) per massimizzare la produttività mantenendo alta la qualità. Inoltre, deve includere l’identificazione e la valutazione dei rischi.

Tra le risorse più preziose nel settore dell’approvvigionamento ci sono proprio le risorse umane. Il personale deve essere coinvolto nell’identificazione dei punti critici dell'approvvigionamento dei componenti, deve essere intervistato in modo da raccogliere le loro preziose opinioni, deve essere formato sulle migliori pratiche e sulle nuove tecnologie e incoraggiato ad adottare i miglioramenti.

Una volta terminata l’analisi, è necessario presentare i risultati del rapporto e raccomandare metodi tracciabili e aggiornati per andare avanti.

L'analisi degli acquisti fornisce un metodo per comprendere il passato mentre si procede verso il futuro. Fino a poco tempo fa, l’analisi degli acquisti si concentrava sulla storia, come le spese di approvvigionamento passate e le prestazioni dei fornitori. Oggi l’attenzione si sta spostando verso un processo decisionale automatizzato e prescrittivo, che soddisfi le crescenti esigenze delle organizzazioni di procurement, alle prese con la trasformazione digitale. Gli analisti oggi includono dati provenienti dall’esterno dell’organizzazione.

Analizzare gli acquisti offre numerosi vantaggi, tra cui il miglioramento delle previsioni, della gestione del budget, della mitigazione del rischio e della gestione delle interruzioni. Le analisi permettono di fare valutazioni comparate delle prestazioni e di approfondire ulteriormente la gestione della qualità e lo sviluppo delle prestazioni. Infine, svelano opportunità future per il consolidamento, la definizione delle priorità e la concentrazione delle attività.

Automazione e digitalizzazione

Usare in modo improprio la tecnologia (o trascurarla del tutto) può ostacolare gli sforzi di approvvigionamento. Estrarre grandi quantità di dati utili è una sfida, ma estrarli da diverse fonti interne e esterne può rendere il tutto ancora più difficile. Pertanto, se non avete ancora automatizzato o vi trovate nelle fasi iniziali, il primo passo che vi consigliamo di fare è valutare e scegliere il software di procurement. Ecco una breve lista degli elementi a cui prestare attenzione:

• Evitate il focus primario sulle classificazioni della spesa e sulla gestione dei dati master e orientatevi verso l’acquisizione di informazioni strategiche.
• Adottate una visione di alto livello, ma con la possibilità di visualizzare i dettagli. Scegliete delle dashboard che forniscono la massima trasparenza dei dati, fino alle transazioni.
• Prendetevi il tempo di esaminare le referenze dei clienti.
• Allineatevi con i dipartimenti della vostra organizzazione, inclusi IT, Legal e Finance, e assicuratevi che siano coinvolti nella valutazione del software.

Per raggiungere un vero livello di efficienza, il processo di approvvigionamento dovrebbe essere automatizzato. Ma da dove iniziare?

I tre processi di approvvigionamento più semplici da automatizzare sono la fatturazione, la contabilità fornitori e la riconciliazione dei pagamenti. Ma è solo il primo passo. Procedendo verso la trasformazione digitale è possibile scoprire, interpretare, strategizzare, semplificare e comunicare i modelli di approvvigionamento, attingendo a dati precisi e forniti in tempo reale.

Il software e gli strumenti digitali per il procurement sono in primo piano nel processo di trasformazione digitale che promuove l’efficienza e il raggiungimento di risultati positivi. Essi includono i sistemi di approvvigionamento elettronici, le piattaforme di gestione dei fornitori, le soluzioni per la gestione dei contratti e l’analisi della spesa. Prestate molta attenzione al software e agli strumenti che prevedono l'introduzione dell'IA nelle vostre attività di procurement. La trasformazione digitale basata sull’IA porta con sé nuove opportunità per l’efficienza, l’innovazione e la creazione di valore strategica.

Considerando che l’approvvigionamento dei componenti elettronici continua ad evolversi, le tecnologie digitali rappresenteranno un fattore determinante per la competitività e la resilienza della vostra organizzazione.

Fonti

[1]https://www.jaggaer.com/download/ebook-guide/state-of-procurement-2024