Ridurre costi e rischi e mantenere un vantaggio competitivo grazie al benchmarking nel procurement
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(Fonte: ImagePulse/stock.adobe.com; generata con l’IA)
Pubblicato il 18 giugno 2025
Avete appena acquistato un lotto di microprocessori a un prezzo inferiore del 15% rispetto al solito. Tuttavia, tra ritardi, dazi doganali e costi imprevisti, quello che sembrava un “grande affare” si rivela un disastro per gli acquisti.
Per questo, il benchmarking nel procurement non riguarda solo i costi. Implica anche l’analisi del costo totale di proprietà (TCO), la valutazione dell’affidabilità dei fornitori e la mitigazione dei rischi.
Questo blog esplora come i professionisti del procurement possono utilizzare il benchmarking per evitare costose sorprese e ottimizzare il valore.
Che cos’è il benchmarking nel procurement?
Nell’acquisto di componenti elettronici, le decisioni si ripercuotono sui costi generali, sule scadenze e sull’affidabilità del prodotto finale. Il benchmarking nel procurement è il processo di confronto di prezzi, performance dei fornitori, qualità e fattori di rischio al fine di prendere decisioni di acquisto basate sui dati. Invece di basarsi su supposizioni, i buyer possono utilizzare il benchmarking per garantire il miglior valore al minor rischio.
Monitorare l’andamento dei prezzi, i tempi di consegna, le valutazioni di qualità e l’evasione degli ordini permette ai professionisti del procurement di ridurre i ritardi, ottenere prezzi migliori e consolidare le relazioni con i fornitori. Aiuta inoltre a individuare eventuali inefficienze nel processo e fornisce informazioni di base per negoziare meglio i contratti.
Come si fa il benchmarking nel procurement?
Il benchmarking nel procurement consiste nel monitorare indicatori come i prezzi dei fornitori, i tempi di consegna e le prestazioni di qualità, per prendere decisioni di acquisto migliori, utilizzando un metodo standardizzato per la valutazione dei fornitori. Monitorare prezzi, tempi di consegna e qualità aiuta i professionisti del procurement a valutare l’affidabilità dei fornitori nel tempo. Il confronto può avvenire tramite fogli di calcolo o software specializzati, al fine di individuare il miglior rapporto qualità-prezzo.
Definire obiettivi chiari è essenziale per un monitoraggio efficace di questi dati. Ad esempio, mantenere i tassi di difettosità al di sotto dell’1% o garantire tassi di consegna puntuale superiori al 95%.
Applicando queste informazioni, i team possono negoziare condizioni migliori e ridurre i rischi, creando una strategia di approvvigionamento più efficiente.
Per ottenere il massimo dal benchmarking, concentratevi sui principali indicatori di performance (KPI) (Tavola 1).
Tavola 1. KPI comuni e aspetti da considerare
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Varianza del prezzo di acquisto (PPV) |
State pagando tariffe superiori o inferiori a quelle di mercato? |
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Costo totale di proprietà (TCO) |
Una visione completa si ottiene considerando prezzo unitario + spedizione + tasse + commissioni, senza dimenticare le quantità minime d’ordine (MOQ). |
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Prezzi all’ingrosso e condizioni contrattuali |
Sono previsti sconti per quantità o vantaggi per ordini programmati? |
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Tempo medio di consegna |
Qual è il tempo di consegna dei componenti? |
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Tasso di consegna puntuale |
Qual è la percentuale di ordini che arrivano puntuali? |
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Frequenza di ordini arretrati |
I fornitori esauriscono spesso le scorte? |
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Accuratezza dell’ordine |
Le spedizioni sono complete e corrette? |
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Tempo di risoluzione dei problemi |
Il fornitore risolve rapidamente i problemi quando si presentano? |
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Stabilità finanziaria |
Il fornitore ha uno storico delle performance solido? |
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Tassi di difettosità / di reso |
Con che frequenza i componenti non superano i controlli di qualità? |
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Certificazioni del fornitore |
Sono conformi alle norme ISO, RoHS o REACH? |
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Rischio di contraffazione / tracciabilità |
È disponibile la documentazione completa? |
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Opzioni alternative |
Il fornitore è in grado di consigliare dei prodotti sostitutivi? |
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Lancio precoce di nuovi prodotti |
Introduce nuovi prodotti prima della concorrenza? |
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Supporto tecnico e collaborazione |
Quanto è facile ottenere supporto ingegneristico? |
Evitare costosi errori di approvvigionamento
Persino i buyer più esperti possono incorrere in trappole comuni che il benchmarking aiuta a prevenire. Vediamo alcune di queste trappole e come evitarle con l’attività di benchmarking.
- La trappola del prezzo più basso: Come nell’esempio precedente, un’azienda può offrire componenti a un prezzo inferiore del 15%, ma commissioni impreviste e spedizioni più lente ne riducono la convenienza. Il benchmarking aiuta a evitare costi nascosti confrontando il costo totale a destino (prezzo + commissioni + tempi di consegna)
Conclusione: Valutare il TCO, non solo il prezzo unitario.
- L’incubo degli ordini arretrati: L’ordine viene accettato, ma poi si scopre che il componente ha un tempo di consegna di 16 settimane.
Conclusione: Grazie al benchmarking è possibile tracciare lo storico dei tempi di consegna per individuare i fornitori poco affidabili.
- Il dilemma dei componenti contraffatti: Ordinando componenti non tracciabili da un fornitore a basso costo, questi possono risultare difettosi in produzione, causando onerosi interventi di correzione.
Conclusione: Il benchmarking permette di individuare quali distributori sono autorizzati e affidabili.
Questi sono solo alcuni degli ostacoli comuni all’efficienza del processo di approvvigionamento. In sintesi: il benchmarking aiuta i professionisti del procurement a prendere decisioni strategiche e informate prima che i problemi si presentino.
Come si fa il benchmarking
Ora che abbiamo compreso il processo e quali sono gli indicatori da misurare, analizziamo una alla volta le fasi del benchmarking.
Passaggio 1: Raccogliere i dati giusti
- Tracciare l’andamento dei prezzi e la performance del fornitore.
- Monitorare i tassi di difettosità e i tempi di risposta.
- Comparare i prezzi con gli standard di mercato utilizzando report industriali e strumenti di pricing.
Passaggio 2: Organizzare i dati e confrontare le prestazioni dei fornitori
- Utilizzare fogli di calcolo, dashboard o software per l’approvvigionamento, per confrontare facilmente i dati.
- Standardizzare i criteri di valutazione (ad es. costo, tempo di consegna, rischio).
Passaggio 3: Utilizzare strumenti di procurement per automatizzare i processi
- Monitorare i prezzi e gli andamenti seguendo le fluttuazioni in tempo reale.
- Determinare la performance del fornitore misurando le consegne puntuali e i tassi di difettosità.
- Identificare i fornitori con rischi finanziari o normativi integrando avvisi di rischio e conformità.
Nota: Automatizzare questa fase del processo è vantaggioso perché consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori umani.
Passaggio 4: Definire parametri di riferimento misurabili su cui poter agire
Chiarire la responsabilità è più facile stabilendo dei parametri di riferimento chiari. Questi indicatori permettono inoltre di introdurre miglioramenti continui. Ecco alcuni esempi dei tipi di parametri che potreste definire per la vostra azienda:
- Ridurre il PPV del 5% in sei mesi.
- Garantire tassi di consegna puntuale superiori al 95%.
- Mantenere il tasso di difettosità del fornitore al di sotto dell’1%.
L’approvvigionamento intelligente parte dai dati
Quando utilizziamo il termine “approvvigionamento intelligente” non ci riferiamo solo alla ricerca del prezzo più basso. Implementare un processo di approvvigionamento intelligente significa monitorare la performance dei fornitori, ottimizzare le strategie di acquisto e minimizzare i rischi. Il benchmarking supporta questo processo, consentendo di abbattere i costi, migliorare l’affidabilità della supply chain e prevenire errori costosi. Monitorando costantemente i principali KPI, è possibile prendere decisioni più efficaci e basate sui dati, mantenendo i processi di acquisto solidi ed efficienti.