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Der Weg zu mehr Effizienz im Einkauf

Published Date
Author Aimee Smith

Geschätzte Lesezeit: 5 Minuten, 35 Sekunden

(Quelle: Murrstock/Stock.adobe.com)

Veröffentlicht am 17. Oktober 2024

Der Einkauf von elektronischen Bauteilen ist eine hart umkämpfte, schnelllebige und sich rasch entwickelnde Branche. Branchenexperten haben erkannt, dass es viele Ineffizienzen gibt, die auf verschiedene Ursachen zurückzuführen sind. Beschaffungsexperten müssen diese erkennen, verstehen und beseitigen, um nicht nur mit dem Markt Schritt zu halten, sondern ihm immer einen Schritt voraus zu sein.

Häufige Ursachen für Ineffizienz

Das Lieferketten-Management spielt in der Elektronikbranche eine wichtige Rolle. Globalisierte Lieferketten sowie unerwartete Weltereignisse wie Inflation, geopolitische Spannungen, Naturkatastrophen und sich rasch entwickelnde Vorschriften kommen zu den normalen und anormalen Marktschwankungen hinzu, die die Lieferung elektronischer Bauteile von den Lieferanten an die Hersteller und Endkunden gefährden. Ein effizientes und effektives Lieferkettenmanagement ist entscheidend für die Widerstandsfähigkeit der Branche.

Ineffiziente Planung führt zu Lieferunterbrechungen und längeren Lieferzeiten. Unter normalen Bedingungen ist eine effiziente Planung ein Muss. Mangelnde Planung wird jedoch verstärkt, wenn unvorhergesehene nationale, globale oder sogar lokale Ereignisse hinzukommen. Überschüssige Bestände, Lieferengpässe, Beschaffung in letzter Minute und erhöhte Betriebs- und Transportkosten wirken sich auf das Ergebnis und die Beziehungen aller Beteiligten aus.

In vielen Fällen führt der Mangel an klarer Kommunikation zu Verwirrung über Anforderungen und Technische Daten, was unmittelbar zu Fehlern, Verzögerungen und Qualitätsproblemen führen kann. Fehlkommunikation hat oft zur Folge, dass elektronische Bauteile falsch bestellt oder gefertigt werden, dass es zu Verzögerungen, Nacharbeiten, erhöhten Kosten und sogar zu Ausfällen von Produkten kommt. Schlechte Kommunikation beeinträchtigt auch die effiziente Entscheidungsfindung, die Koordination und die Agilität der Lieferkette.

Im Einkaufsbereich ist es besser, weniger stark einzuwirken, da der direkte Eingriff mehr manuelle Prozesse bedeutet. Die Rechnungsstellung in Papierform und der manuelle Abgleich von Rechnungen und Bestellungen werden nach wie vor eingesetzt, allerdings zu einem hohen Preis. In der Studie The State of Procurement 2024 von Jaggaer gaben 42 Prozent der Befragten an, dass stark manuelle Prozesse und zu wenig Zeit für strategisches Denken den Einkauf bremsen.[1] Während viele Unternehmen den Wert der Automatisierung möglichst vieler Einkaufsprozesse erkannt haben, ist die Automatisierung für andere noch „Zukunftsmusik“. In Anbetracht der Tatsache, dass künstliche Intelligenz (KI) zunehmend in Lösungen für den Einkauf eingesetzt wird, wächst die technologische Kluft für diese Unternehmen nur noch weiter an.

Wie viele Schritte verlangen Sie von den Beteiligten, angefangen bei den Beschaffungsexperten bis hin zu den Lieferanten, wenn Sie häufige Ursachen für Ineffizienzen untersuchen? Fragen Sie sich und Ihr Team, wie diese Ineffizienzen reduziert werden können.

Mit einem Audit Ineffizienzen aufdecken

Eine Möglichkeit, Effizienz, Effektivität und Compliance in Ihren Einkaufsprozessen sicherzustellen, ist die Durchführung eines Audits. Ein Audit umfasst interne Kontrollen, Lieferanteneinwerbung, Verhandlungen, Auswahl, Bestell- und Vertragsmanagement, Vertragstreue und operative Effizienz.

Audits brauchen Zeit und müssen regelmäßig durchgeführt werden. Das Auditteam hat die Aufgabe, Verträge, Einkaufsunterlagen, Phasen des bestehenden Einkaufsprozesses, Angebotsbewertung, Vertragsmanagement, Unstimmigkeiten und deren Ursachen sowie Engpässe zu prüfen. Das Audit soll sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält, Risiken minimiert und die Einkaufsverfahren weiterentwickelt, um sie kontinuierlich zu verbessern.

Bei der Vorbereitung auf das Audit sollten Sie Unterlagen wie aktualisierte Einkaufsrichtlinien und -verfahren, Lieferantenverträge und -vereinbarungen, Bestellungen (und die entsprechenden Belege), Rechnungen und Zahlungsbelege, Wareneingangs- und Lieferbelege, Lieferantenprofile und Bewertungen der Leistung von Lieferanten sammeln. Weitere hilfreiche Unterlagen sind Bewertungsgrundlagen und Aufzeichnungen über die Bewertung von Lieferanten, Korrespondenz und Unterlagen zur internen Steuerung von Prozessen, wie z. B. Genehmigungsverfahren, Maßnahmen, die aufgrund früherer Prüfungen ergriffen (oder noch nicht ergriffen) wurden, und Beschaffungsbudgets.

Nach dem Zusammentragen der Unterlagen sollten die folgenden Prüfungsschritte durchgeführt werden:

  • Festlegung des Prüfungsteams durch Ernennung eines leitenden Prüfers und Delegierung von Befugnissen an die Teammitglieder.
  • Durchführung von Interviews mit den Beteiligten.
  • Identifizierung von Problemen im Einkaufsprozess.
  • Durchführung einer eingehenden Analyse des Einkaufs.
  • Überprüfung von Lieferantenbeziehungen, Vereinbarungen, Verträgen und ethischen Praktiken bei der Lieferantenauswahl.
  • Prüfung der bestehenden internen Kontrollen.
  • Untersuchung von Ausgaben außerhalb des normalen Prozesses.
  • Bewertung von Schulungen.

Die daraus resultierende Analyse sollte sicherstellen, dass der Einkauf im Einklang mit Richtlinien, Standards und rechtlichen Anforderungen steht. Sie sollte Hindernisse im Arbeitsablauf identifizieren, die Wirksamkeit der Kontrollen für eine optimale Effizienz des Einkaufs bewerten und den Einsatz von Ressourcen – Personal, Technologie und Budget – evaluieren, um die Produktivität bei gleichbleibender Qualität zu optimieren. Darüber hinaus sollte sie die Identifizierung und Bewertung von Risiken beinhalten.

Einer der wertvollsten Faktoren im Einkaufsbereich sind die Mitarbeiter des Einkaufs selbst. Sie sollten in die Identifizierung von Problemen beim Einkauf von Bauteilen einbezogen und befragt werden, um ihre wertvollen Erkenntnisse zu sammeln. Sie sollten in Bezug auf bewährte Verfahren und neue Technologien geschult und (auf positive Art und Weise) zur Umsetzung von Verbesserungen motiviert werden.

Nach Abschluss der Analyse sollten Sie die Ergebnisse des Berichts präsentieren und nachvollziehbare und aktualisierte Maßnahmen für das weitere Vorgehen empfehlen.

Die Einkaufsanalyse bietet eine Möglichkeit, die Vergangenheit zu verstehen und die Zukunft zu steuern. In der nicht allzu fernen Vergangenheit lag der Schwerpunkt der Einkaufsanalyse auf der Vergangenheit, z. B. auf den Ausgaben für die Beschaffung und der Leistung der Lieferanten. Heute liegt der Schwerpunkt auf automatisierten und präskriptiven Entscheidungen, die den wachsenden Anforderungen von Einkaufsorganisationen im digitalen Wandel gerecht werden. Einkaufsanalysten beziehen jetzt auch Daten von außerhalb der Einkaufsorganisation ein.

Zu den Vorteilen der Einkaufsanalytik gehören verbesserte Vorhersagen, Budgetmanagement, Risikominderung und Störungsmanagement. Analysen bieten die Möglichkeit zum Leistungs-Benchmarking und zur weiteren Vertiefung des Qualitätsmanagements und der Leistungsentwicklung. Schließlich zeigen sie zukünftige Möglichkeiten zur Konsolidierung, Priorisierung und Fokussierung auf.

Automatisierung und Digitalisierung

Der falsche Einsatz von Technologie (oder ihre völlige Vernachlässigung) kann die Einkaufsaktivitäten behindern. Die Erhebung großer Mengen wertvoller Daten ist schon eine Herausforderung, aber die Nutzung verschiedener interner und externer Quellen kann sie noch erschweren. Daher ist die Evaluierung und Auswahl von Software für den Einkauf der erste Schritt, wenn Sie Ihre Prozesse noch nicht automatisiert haben oder sich noch in der Anfangsphase befinden. Hier ist eine kurze Liste von Punkten, auf die Sie achten sollten:

  • Konzentrieren Sie sich nicht in erster Linie auf die Klassifizierung von Ausgaben und die Verwaltung von Stammdaten, sondern gewinnen Sie einen strategischen Einblick.
  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Einkauf, aber sehen Sie sich auch Details an. Wählen Sie Dashboards, die Datentransparenz bis hinunter zu den Transaktionen bieten.
  • Nehmen Sie sich die Zeit, Kundenreferenzen zu prüfen.
  • Stimmen Sie sich mit den Abteilungen Ihres Unternehmens ab, z. B. mit der IT-, Rechts- und Finanzabteilung, und stellen Sie sicher, dass sie in die Bewertung der Software einbezogen werden.

Um ein wirklich effizientes Niveau zu erreichen, muss Ihr Einkaufsprozess automatisiert werden. Aber wo fangen Sie an?

Die drei am einfachsten zu automatisierenden Einkaufsprozesse sind die Rechnungsstellung, die Kreditorenbuchhaltung und der Zahlungsabgleich. Aber das ist nur der erste Schritt. Durch die digitale Transformation können Sie Einkaufsmuster erkennen, interpretieren, strategisch ausrichten, rationalisieren und kommunizieren, sodass Sie auf genaue Echtzeitdaten zurückgreifen können.

Software und digitale Tools für den Einkauf stehen an der Spitze des digitalen Wandels, der Effizienz und erfolgreiche Ergebnisse fördert. Dazu gehören elektronische Einkaufssysteme, Plattformen für das Lieferantenmanagement, Lösungen für das Vertragsmanagement und die Analyse von Ausgaben. Achten Sie genau auf Software und Tools, die KI in Ihre Einkaufsaktivitäten einbeziehen. KI-basierte digitale Transformation bietet neue Möglichkeiten für Effizienz, Innovation und strategische Wertschöpfung.

Da sich der Einkauf von elektronischen Bauteilen ständig weiterentwickelt, werden digitale Technologien ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit und Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens sein.

 

Quellen

[1]https://www.jaggaer.com/download/ebook-guide/state-of-procurement-2024