Pour une meilleure efficacité de l'approvisionnement

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Publié le 17 octobre 2024

L’approvisionnement en composants électroniques est un secteur très concurrentiel, dynamique et en constante évolution. Les experts du secteur reconnaissent l’existence de nombreuses inefficacités d’origines diverses. Il revient aux professionnels des achats d’identifier, de comprendre et d’éliminer ces inefficacités pour ne pas seulement rester en phase avec le marché, mais pour avoir une longueur d’avance sur celui-ci.

Sources courantes d’inefficacité

Avec son fonctionnement vertical, la gestion de la chaîne d’approvisionnement joue un rôle important dans l’industrie des composants électroniques. La mondialisation des chaînes d’approvisionnement, ainsi que des événements inattendus à l’échelle mondiale comme l’inflation, les tensions géopolitiques, les catastrophes naturelles et l’évolution rapide de la réglementation, s’ajoutent aux fluctuations normales et anormales du marché pour mettre à mal l’approvisionnement par les fournisseurs de composants électroniques aux fabricants et aux clients finaux. C’est pourquoi une gestion efficace et efficiente de la chaîne d’approvisionnement est essentielle à la résilience du secteur.

Une planification inefficace entraîne des ruptures d’approvisionnement et des délais de livraison plus longs. En temps normal, une planification efficace est indispensable. Cependant, les événements imprévus, qu’ils soient au niveau national, mondial ou même local, favorisent les défauts de planification. Les stocks excédentaires, les ruptures de stock, les approvisionnements de dernière minute et l’augmentation des coûts d’exploitation et de transport affectent les résultats financiers et les relations entre toutes les parties prenantes.

Souvent, à défaut de communication claire concernant les exigences et les spécifications, la confusion s’installe et peut donner lieu à des erreurs, des retards et des problèmes de qualité. Une mauvaise communication entraîne souvent des erreurs de commande ou de fabrication des composants électroniques, mais aussi des retards, des reprises, des coûts élevés, voire des défaillances de produits. Une mauvaise communication entrave également les prises de décisions efficaces et nuit à la coordination et à l’agilité de la chaîne d’approvisionnement.

Dans le domaine de l’approvisionnement, une approche peu interventionniste (gestion « hands-off ») est préférable à une approche plus interventionniste (gestion « hands-on »), car cette dernière implique un recours plus important aux processus manuels. La facturation papier et le rapprochement manuel des factures et des bons de commande sont toujours utilisés, mais tout cela a un coût. Dans le rapport The State of Procurement 2024 produit par l’entreprise Jaggaer, 42 % des personnes interrogées ont déclaré que les processus encore réalisés en grande partie manuellement et le manque de temps pour mener une réflexion stratégique constituaient des freins aux achats.[1] Si de nombreuses entreprises comprennent l’intérêt d’automatiser autant que possible les processus d’approvisionnement, pour d’autres, l’automatisation n’est encore qu’un vague projet d’avenir. Pour ces entreprises, l’écart technologique se creuse irrémédiablement à mesure que l’intelligence artificielle (IA) est de plus en plus implémentée dans les solutions d’approvisionnement actuelles.

Lorsque vous analysez les sources courantes d’inefficacité, demandez-vous combien d’étapes les parties prenantes – des responsables des achats aux fournisseurs – doivent effectuer. Demandez-vous aussi – et demandez à votre équipe – comment ces inefficacités peuvent être réduites.

Le recours à un audit pour identifier les inefficacités

Un bon moyen de garantir l’efficience, l’efficacité et la conformité de vos procédures d’approvisionnement est la réalisation d’un audit couvrant les contrôles internes, la sollicitation des fournisseurs, la négociation, la sélection, la gestion des bons de commande et des contrats, le respect des contrats et l’efficacité opérationnelle.

Seulement, réaliser un audit est une tâche chronophage qui doit être effectuée régulièrement. L’équipe d’audit est chargée d’examiner les contrats, les dossiers d’achat, les phases du processus d’approvisionnement existant, l’évaluation des offres, la gestion des contrats, les écarts et leurs causes, ainsi que les goulots d’étranglement. L’audit vise à garantir que votre organisation respecte la réglementation, réduit bien à un minimum les risques et affine ses pratiques d’approvisionnement dans un souci d’amélioration constante.

Pour vous préparer à l’audit, vous devrez rassembler toute une série de documents dont les dernières versions des politiques et procédures d’approvisionnement, les contrats et accords conclus avec les fournisseurs, les bons de commande (accompagnés de leurs pièces justificatives), les factures et les relevés de paiement, les bordereaux de réception et de livraison des marchandises, les profils des fournisseurs et les évaluations de leur performance. À cela peuvent s’ajouter d’autres documents utiles tels que les critères et résultats d’évaluation des fournisseurs, la correspondance, mais aussi des documents relatifs au contrôle interne des processus, notamment les processus d’autorisation, les mesures prises (ou à prendre) à la suite des audits précédents et les budgets d’approvisionnement.

Après avoir rassemblé toute cette documentation, intégrez les éléments suivants aux différentes étapes de l’audit :

• constituez l’équipe d’audit en désignant un auditeur principal et en déléguant l’autorité aux membres de l’équipe ;
• menez des entretiens avec les parties prenantes ;
• identifiez les problèmes qui affectent le processus d’approvisionnement ;
• réalisez des analyses approfondies de l’approvisionnement ;
• examinez les relations, les accords et les contrats avec les fournisseurs ainsi que l’aspect éthique de la sélection des fournisseurs ;
• examinez les contrôles internes existants ;
• enquêtez sur les dépenses hors processus ;
• évaluez la formation.

L’analyse qui résulte de cet audit doit confirmer la conformité des achats aux politiques, aux normes et aux exigences légales ; identifier les éléments qui entravent le flux de travail ; estimer l’efficacité des contrôles pour une efficacité optimale des achats et évaluer l’utilisation des ressources (personnel, technologie et budget) afin de maximiser la productivité tout en maintenant la qualité. Enfin, cette analyse doit inclure l’identification et l’évaluation des risques.

L’un des plus précieux atouts du procurement, c’est l’équipe des achats elle-même. Elle est en effet la mieux placée pour identifier les difficultés rencontrées lors de l’approvisionnement en composants et devrait être consultée et invitée à émettre ses précieux avis. Enfin, en plus d’être formée aux meilleures pratiques et aux nouvelles technologies, elle doit également être encouragée (de façon positive) à s’engager dans un processus d’amélioration.

Une fois l’analyse terminée, présentez les résultats du rapport et recommandez des méthodes traçables et actuelles pour aller de l’avant.

L’analyse de l’approvisionnement permet de comprendre le passé tout en préparant l’avenir. Il n’y a pas si longtemps, l’analyse de l’approvisionnement était surtout axée sur l’historique, notamment les dépenses d’approvisionnement passées et la performance des fournisseurs. Désormais, l’accent est mis sur la prise de décision automatisée et prescriptive en réponse aux besoins croissants des organisations d’approvisionnement en pleine transformation numérique et les rapports des analystes de l’approvisionnement incluent des données externes aux organisations d’approvisionnement.

L’analyse de l’approvisionnement permet d’apporter de nombreuses améliorations, notamment sur le plan des prévisions, de la gestion budgétaire, de la réduction des risques et de la gestion des perturbations. Elle permet en outre de réaliser un benchmarking des performances et de progresser dans la gestion de la qualité et le développement des performances. Enfin, elle offre la possibilité de repérer de futures opportunités de consolidation, de priorisation et de concentration.

Automatisation et numérisation

Mal employée (ou totalement négligée), la technologie peut entraver les processus d’approvisionnement. Extraire de gros volumes de données importantes est déjà une opération complexe, mais extraire ces données de diverses sources internes et externes rend la tâche encore plus compliquée. Par conséquent, si vous n’avez pas encore automatisé vos processus, ou si vous n'en êtes encore qu’aux premières étapes de l’automatisation, vous devriez avant toute chose évaluer et sélectionner un logiciel d’approvisionnement approprié. Ce faisant, quelques points méritent une attention particulière :

• évitez de vous focaliser sur les classifications des dépenses et la gestion des données de référence et privilégiez l’acquisition d’une vision stratégique ;
• adoptez une vision globale de l’approvisionnement tout en restant capable d’observer les détails. Optez pour des tableaux de bord qui présentent les données de manière transparente jusqu’aux transactions ;
• prenez le temps de consulter les références clients ;
• alignez-vous sur les services de votre organisation, notamment les services informatiques, juridiques et financiers, et assurez-vous de leur participation à l’évaluation du logiciel.

Pour atteindre un niveau d’efficacité satisfaisant, votre processus d’approvisionnement doit être automatisé. Mais par où commencer ?

Les trois processus d’approvisionnement les plus faciles à automatiser sont la facturation, la comptabilité fournisseurs et le rapprochement des paiements. Mais cela ne constitue que la première étape. Après avoir opéré votre transformation numérique, vous serez en mesure d’identifier, d’interpréter, d’élaborer des stratégies, de rationaliser et de communiquer des modèles d’approvisionnement, ce qui vous permettra d’exploiter des données précises et en temps réel.

Les logiciels et outils numériques d’approvisionnement sont à l’avant-garde de la transformation numérique, laquelle est un gage d’efficacité et de réussite. Ils se composent notamment de systèmes d’approvisionnement électroniques, de plateformes de gestion des fournisseurs, de solutions de gestion des contrats et d’outils d’analyse des dépenses. Les logiciels et outils qui intègrent de l’IA aux processus d’approvisionnement méritent toute votre attention, car la transformation numérique basée sur l’IA offre de nouvelles opportunités d’efficacité, d’innovation et de création de valeur stratégique.

À mesure que l’approvisionnement en composants électroniques continue d’évoluer, les technologies numériques deviennent un facteur déterminant de la compétitivité et de la résilience de votre organisation.

Sources

[1]https://www.jaggaer.com/download/ebook-guide/state-of-procurement-2024