Cómo mejorar la eficacia en el mundo de las adquisiciones

Tiempo de lectura estimado: 5 minutos y 35 segundos

(fuente: Murrstock/Stock.adobe.com)

Publicado el 17 de octubre de 2024

El sector del abastecimiento de componentes electrónicos es un entorno muy competitivo, trepidante y en constante evolución. Los expertos son conscientes de que hay numerosas ineficacias en algunas fuentes, así que los equipos de compras deben identificarlas, comprenderlas y eliminarlas si quieren mantener el ritmo del mercado o incluso mantenerse a la vanguardia del mismo.

Las causas más comunes de la ineficacia

La gestión de la cadena de suministro desempeña un papel esencial en todos los ámbitos del sector de los componentes electrónicos. Las cadenas de suministro globalizadas, junto con los eventos mundiales imprevistos, como la inflación, las tensiones geopolíticas, los desastres naturales y el constante cambio en las normativas, se unen a las fluctuaciones ordinarias y extraordinarias del mercado; todo ello supone una amenaza para la entrega de componentes electrónicos, desde el distribuidor hasta el fabricante y el cliente final. Es imprescindible gestionar la cadena de suministro de un modo eficiente y eficaz para garantizar la resiliencia del sector.

Una planificación poco eficaz genera interrupciones en el suministro y plazos de entrega más largos. En condiciones normales, una planificación eficiente es innegociable, pero cuando aparecen factores imprevistos en el ámbito global, nacional o hasta local, la falta de eficacia queda terriblemente patente. El exceso o la falta de existencias, las adquisiciones de última hora y el aumento en los costes de las operaciones y el transporte tienen un impacto en el resultado final y en las relaciones con todas las partes interesadas.

En un gran número de casos, cuando no hay una comunicación clara, se genera confusión sobre los requisitos y las especificaciones, lo que provoca errores, retrasos y problemas de calidad. Algunas consecuencias de esta mala comunicación son los errores al solicitar o fabricar componentes, los retrasos, las reelaboraciones, los costes elevados y hasta averías en productos. La toma de decisiones, la coordinación y la agilidad de la cadena de suministro también se ven afectadas.

En el mundo de las compras, la automatización es mucho más recomendable que los procesos manuales. La facturación en papel y la conciliación manual de las facturas con los pedidos de compra siguen siendo una realidad, con las correspondientes consecuencias. En el informe The State of Procurement 2024 de Jaggaer, el 42 % de los encuestados afirmó que el enorme componente manual de los procesos y la falta de tiempo para desarrollar estrategias suponen un bloqueo para el avance de las adquisiciones.[1] Aunque muchas empresas entienden el valor de automatizar al máximo posible los procesos, para muchas otras este concepto sigue siendo una idea para el futuro. Puesto que cada vez es más común utilizar la inteligencia artificial (IA) en las soluciones de compras, dichas empresas están quedando cada vez más rezagadas desde un punto de vista tecnológico.

Al examinar los motivos más comunes de las ineficacias, piense en cuántos pasos les pide a todos los participantes, desde el equipo de compras hasta los proveedores. Piense en cómo se pueden reducir estas ineficacias y pídale a su equipo que haga lo mismo.

El uso de auditorías para identificar ineficacias

Una manera de garantizar la eficacia y el cumplimiento normativo en los procesos de abastecimiento es llevar a cabo una auditoría que abarque los controles internos, las peticiones a proveedores, la negociación, la selección, la gestión de contratos y pedidos de compra, el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la eficacia operativa.

Las auditorías llevan su tiempo y deben ser periódicas. El equipo auditor debe revisar los contratos, los registros de compras, las etapas del proceso actual para las adquisiciones, la evaluación de las licitaciones, la gestión de los contratos, las discrepancias (y sus motivos) y los cuellos de botella. El objetivo es asegurarse de que la organización está cumpliendo con la normativa, minimizando los riesgos y ajustando los procedimientos de compras para mejorar a un paso constante.

Al prepararse para una auditoría, recopile toda la documentación necesaria, como los procedimientos y las políticas de adquisición actualizados, los acuerdos y contratos con proveedores, los pedidos de compra (y su documentación justificativa), las facturas y los registros de pagos, los registros de entrega y mercancías recibidas, los perfiles de los proveedores y las evaluaciones de rendimiento de estos. También podría ser útil incluir criterios de evaluación y registros de puntuación sobre los proveedores, la correspondencia y los documentos para el control de los procesos internos, como las autorizaciones, las medidas tomadas o previstas como resultado de auditorías anteriores y presupuestos de adquisiciones.

Tras recopilar toda la documentación, los pasos de la auditoría deberían ser los siguientes:

• Constituir el equipo auditor, lo que implica designar a un jefe de auditoría y delegar la autoridad a los miembros de dicho equipo.
• Hablar con las partes interesadas.
• Identificar problemas en el proceso de adquisiciones.
• Hacer un análisis detallado de las compras.
• Revisar los contratos, los acuerdos y las relaciones con los proveedores, así como los procedimientos éticos para seleccionarlos.
• Examinar los controles internos existentes.
• Analizar los gastos no relacionados con el proceso estándar.
• Evaluar la estrategia de formación.

El análisis resultante debería garantizar que el proceso de adquisiciones se esté llevando a cabo de acuerdo con las políticas, los estándares y los requisitos legales correspondientes. Debería identificar cuáles son los obstáculos en el flujo de trabajo, evaluar la eficacia de los controles a fin de optimizarla y revisar el uso de recursos personales, tecnológicos y presupuestarios para maximizar la productividad sin sacrificar la calidad. Además, debería incluir la evaluación e identificación de riesgos.

Uno de los recursos más valiosos en el mundo de las adquisiciones es el personal, las personas que componen los equipos. Es importante contar con su participación, conocer los obstáculos a los que se enfrentan al obtener componentes y escuchar su opinión. También es esencial que estas personas reciban formación sobre las prácticas recomendadas y las nuevas tecnologías, así como que se les motive para adoptar reformas y mejoras.

Tras el análisis, presente los resultados junto con recomendaciones sobre métodos rastreables y actualizados para mejorar la eficacia.

El análisis de las adquisiciones nos permite entender el pasado y dirigir el futuro. Hasta hace poco, este tipo de análisis consistía en repasar el historial de gastos y del rendimiento de los proveedores. Actualmente, el objetivo es tomar decisiones automatizadas y prescriptivas para satisfacer las necesidades de los equipos de compras de cara a la transformación digital. Ahora, los analistas de las adquisiciones incluyen también datos ajenos a dichos equipos.

Algunas de las ventajas de este tipo de análisis son la mejora de las previsiones, la administración del presupuesto, la mitigación de riesgos y la gestión de las interrupciones. Además, permite evaluar el rendimiento y profundizar en la gestión de la calidad y el desarrollo del rendimiento. Por último, nos permite descubrir oportunidades de agrupación, priorización y orientación.

Automatización y digitalización

Cuando no usamos la tecnología disponible o cuando la usamos de un modo equivocado, las estrategias de compra se ven perjudicadas. Obtener grandes cantidades de información valiosa es algo difícil, pero hacerlo a partir de distintas fuentes internas y externas puede resultar aún más complejo. Por lo tanto, analizar y escoger el software de adquisiciones es el primer paso que debemos seguir si aún no hemos automatizado el proceso o si estamos empezando a hacerlo. Estas son algunas ideas que debe tener en cuenta:

• Evite concentrarse en clasificaciones de gastos y gestión de datos maestros; intente obtener conocimientos estratégicos.
• Obtenga una visión global del proceso de adquisiciones, pero no se olvide de los detalles. Elija paneles que aporten transparencia en los datos hasta el nivel de las transacciones.
• Tómese el tiempo necesario para revisar las referencias de los clientes.
• Trabaje de acuerdo con los demás departamentos de su organización, como el departamento financiero, el jurídico o el de informática, e inclúyalos a la hora de evaluar el software.

Para llegar a un nivel de eficacia realmente alto, es necesario automatizar las adquisiciones, pero ¿por dónde puede empezar?

Los tres procedimientos de compras más fáciles de automatizar son la facturación, las cuentas por pagar y la conciliación de pagos, pero eso es solo el primer paso. Para sumergirse en la transformación digital, debe descubrir, interpretar, simplificar y comunicar los patrones de compras, así como generar las estrategias correspondientes. De este modo, podrá utilizar datos precisos y en tiempo real.

El software de adquisiciones y las herramientas digitales son elementales si quiere experimentar una transformación digital que fomente la eficacia y genere resultados positivos. Esto incluye sistemas de compra electrónicos, plataformas para la gestión de proveedores, soluciones de administración de contratos y analítica de gastos. Valore seriamente el uso de software y herramientas con IA. La transformación digital con IA aporta nuevas oportunidades para mejorar la eficacia, la innovación y la creación estratégica de valor.

A medida que la adquisición de componentes electrónicos siga evolucionando, las tecnologías digitales serán un factor determinante en la competitividad y resiliencia de su organización.

Fuentes

[1]https://www.jaggaer.com/download/ebook-guide/state-of-procurement-2024