Ce que les ingénieurs souhaitent que les équipes d’approvisionnement sachent
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Publié le 10 janvier 2024
Les ingénieurs et les équipes d’approvisionnement jouent un rôle essentiel dans les processus complexes de la conception et de la fabrication. Or, un manque de communication entre ces deux équipes peut parfois créer des tensions inutiles. Comment peuvent-elles alors parvenir à se rapprocher pour favoriser une meilleure compréhension ? Que souhaitent les ingénieurs que les équipes d’approvisionnement comprennent réellement ? Comment trouver un terrain d’entente ?
1. Le problème peut être lié à la « paperasse »
Le temps que les ingénieurs consacrent à remplir des formulaires et des demandes de validation, c’est du temps perdu pour le développement. De leur point de vue, un excès de tâches administratives est plus qu’une corvée, c’est un véritable obstacle à leur créativité. Ce dont ils rêvent, c’est d’un processus rationalisé au sein d’un système qui tient compte de leurs besoins tant en termes de responsabilités que d’agilité.
Ce que peuvent faire les acheteurs : investir dans un logiciel d’approvisionnement qui automatise les tâches répétitives et réduit les interventions manuelles à un minimum. Une fois la paperasse numérisée et consolidée, chaque équipe peut enfin se consacrer pleinement à son cœur de métier de façon à travailler plus efficacement tout en réduisant les retards.
2. Les relations avec les fournisseurs donnent un sentiment de sécurité
Les ingénieurs savent généralement parfaitement de quels composants ils ont besoin et où les trouver. Ils sont en terrain connu avec les fournisseurs de confiance et sont pour cela convaincus de leur fiabilité. Inversement, lorsqu’ils doivent sortir de leur zone de confort pour traiter avec de nouveaux fournisseurs, cela peut faire naître un sentiment d’incertitude qu’ils préfèrent naturellement éviter.
Ce que peuvent faire les acheteurs : bien qu’il soit essentiel pour le contrôle qualité de tenir à jour une liste de fournisseurs agréés, les ingénieurs devraient toutefois pouvoir disposer d’un système rapide de soumission et de validation de nouveaux fournisseurs (et si possible sans que cela n’ajoute de tâches administratives). Ce système s’avère d’autant plus utile lorsqu’il s’agit de composants innovants ou sophistiqués.
3. Il existe un équilibre entre confiance et technologie
N’avoir d’autre choix que les fournisseurs agréés peut parfois être ressenti comme une contrainte restrictive. C’est comme si l’on autorisait un peintre à peindre ce qu’il voulait, mais avec une palette de couleurs limitée. Les ingénieurs comprennent bien sûr l’importance de disposer de sources d’approvisionnement sûres, mais ils aspirent parfois à plus de liberté, notamment pour rester en phase avec les dernières avancées technologiques, même s’il leur faut pour cela sortir de leur zone de confort.
Ce que peuvent faire les acheteurs : organiser régulièrement des réunions où les ingénieurs peuvent présenter de nouvelles technologies et en expliquer les avantages. Ce type de réunion permet de tenir l’équipe d’approvisionnement informée des changements dans le paysage de la tech et les aide à comprendre pourquoi certains composants particuliers peuvent s’avérer indispensables à un projet, quand bien même ne proviennent-ils pas d’un fournisseur agréé.
4. L’approvisionnement, c’est plus que « faire ses courses »
Les décisions en matière d'approvisionnement ne se prennent pas à la légère. Les ingénieurs souhaiteraient que les équipes d’approvisionnement comprennent que ces décisions sont généralement la conclusion d’un minutieux travail de recherche, de consultation entre pairs et d’engagements d’experts. La volatilité croissante des chaînes d’approvisionnement rend la tâche d’autant plus complexe.
Ce que peuvent faire les acheteurs : utiliser des plateformes collaboratives où les ingénieurs peuvent motiver leurs décisions en matière d'approvisionnement. En offrant aux ingénieurs la possibilité de documenter leurs travaux de recherche et de consultation, les équipes d’approvisionnement se donnent les moyens d’acquérir de meilleures bases pour comprendre leurs demandes.
5. Des règles d’approvisionnement strictes créent parfois des obstacles
Chaque directive et chaque restriction, qu’il s’agisse de diviser les commandes ou de devoir se restreindre à une liste approuvée, peut être ressentie par les ingénieurs comme une entrave. Ils souhaiteraient davantage de flexibilité et disposer d’une plus grande marge de manœuvre sans avoir à contourner les règles.
Ce que peuvent faire les acheteurs : examiner périodiquement les règles qui régissent l’approvisionnement et les mettre à jour si nécessaire. La mise en place d’un mécanisme de feed-back grâce auquel les ingénieurs pourraient suggérer des changements sur la base de leurs expériences pratiques aiderait à affiner les règles pour les rendre plus adaptatives et moins restrictives.
6. La communication et la transparence sont essentielles
Les ingénieurs apprécient la transparence. Que ce soit lorsque des composants sont commandés, des livraisons attendues ou des expéditions en retard, le fait de disposer en temps voulu d’informations à jour peut faire la différence. Une simplification de la procédure administrative de validation et des canaux de communication plus directs peuvent changer la donne.
Ce que peuvent faire les acheteurs : développer une plateforme de communication centralisée, par exemple un tableau de bord, où les parties prenantes pourraient consulter toutes les informations sur les commandes, les livraisons et autres sujets mises à jour en temps réel. Un tel système réduit drastiquement le nombre d’e-mails et permet à chacun de rester informé.
7. Valoriser leur expertise dans la sélection des composants
L’expérience, les compétences et l’expertise des ingénieurs constituent une richesse qu’ils souhaiteraient voir plus souvent reconnue. Ils aspirent à un mode de prise de décision plus collaboratif où leur expertise ne serait pas seulement reconnue, mais activement mise à contribution.
Ce que peuvent faire les acheteurs : organiser des ateliers où les ingénieurs pourraient mettre leur expertise à contribution et où les équipes d’approvisionnement pourraient expliquer en quoi consistent leurs contraintes. Il se peut qu’au début, ces conversations soulèvent principalement des obstacles au processus, mais il est essentiel de pallier ce manque de communication pour surmonter ces obstacles. De plus, des réunions d’équipe interfonctionnelles permettant de prendre collectivement les décisions concernant la sélection des composants sont de nature à favoriser le respect mutuel et à améliorer les résultats.
8. Il existe une différence entre les conceptions internes et les obligations contractuelles
Les ingénieurs portent souvent plusieurs casquettes. Lorsqu’il s’agit de réaliser des conceptions en interne, ils ont les mains libres. Cependant, les obligations contractuelles apportent leur lot de contraintes. Ils souhaiteraient disposer d’un mode de communication plus direct avec le client et jouir d’un peu plus d’autonomie lorsqu’il s’agit de projets en interne.
Ce que peuvent faire les acheteurs : le fait de disposer d’un flux de travail clairement établi pour les projets internes par rapport aux projets des clients permet de définir plus précisément les attentes. Les ingénieurs peuvent ainsi bénéficier de plus d’autonomie pour les conceptions en interne, tandis que les projets clients suivent une approche plus structurée de façon à garantir que les exigences des clients soient respectées, mais sans brider la créativité.
Conclusion
Quels que soient les défis auxquels les ingénieurs et les professionnels de l’approvisionnement sont confrontés, le respect et la compréhension mutuels sont les clés de la réussite de leur collaboration. Les équipes d’approvisionnement qui en prennent conscience se donnent en même temps la possibilité de collaborer plus efficacement avec les ingénieurs. Que peut-on attendre d’une telle démarche ? Des opérations fluides, des innovations révolutionnaires et un environnement de travail harmonieux.