L'avenir pas si lointain de l’approvisionnement

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Publié le 29 avril 2022

L’approvisionnement (souvent désigné par l’anglicisme « procurement » dans l’organigramme) est une fonction essentielle à l’activité des entreprises qui tend à se professionnaliser à mesure qu’elle se développe. Les défis de ces dernières années semblent indiquer que l’approvisionnement est appelé à dépasser le simple cadre de la gestion et de l’optimisation des processus pour jouer un rôle prépondérant dans la résolution de problèmes opérationnels critiques. Quelles conséquences cette transformation aura-t-elle sur votre entreprise ? Vous aurez besoin d’une équipe de spécialistes chevronnés pour en tirer le meilleur parti possible.

Constituer une équipe d’approvisionnement technique/stratégique

Le Bureau of Labor Statistics (l’office des statistiques américain) prévoit une croissance de 30 % du taux d’emploi des logisticiens (c.-à-d. les personnes responsables de l’achat, de l’attribution et de la livraison des produits) de 2020 à 2030. Or, compte tenu de la situation actuelle, constituer une équipe efficace n’a rien d’une sinécure.

Alors que nous tentions de ramener de l’ordre dans le chaos que la pandémie avait semé dans la chaîne d’approvisionnement, il est apparu comme essentiel d’améliorer les processus et de mieux mettre à profit les données disponibles en temps réel. Il s’est avéré que de nombreuses équipes d’approvisionnement n’étaient tout simplement pas à la hauteur de la tâche. L’évolution technologique appelle en effet de nouvelles compétences qui prennent une importance grandissante dans tous les segments de l’écosystème de l’approvisionnement.

Ainsi, quelques prérequis s’imposent aux équipes d’approvisionnement de demain qui devront :

• jouir d’une certaine expérience en ce qui concerne l’aspect technologique de l’approvisionnement ;
• être capables d’identifier et de comprendre les risques afin de les réduire ;
• être capables de réaliser des analyses prédictives en s’appuyant pour cela sur le big data et l’intelligence artificielle ;
• être capables de communiquer et de collaborer.

À l’avenir, les équipes d’approvisionnement exploiteront l’automatisation qui leur permettra notamment d’assurer un bon suivi des fournisseurs afin de déceler les signes précurseurs de menaces avant que cela ne tourne à la catastrophe. Il leur faudra aussi être en mesure d’établir et d’entretenir de bonnes relations entre acheteurs et fournisseurs. Mais comment mettre tout cela en œuvre ? Il faut en premier lieu établir un approvisionnement stratégique et de bonnes relations d’affaires et les entretenir en s’appuyant pour cela sur un système logiciel intelligent.

Approvisionnement stratégique : intelligent et rapide

L’approvisionnement stratégique transforme la perception qu’ont les entreprises de la relation acheteur-fournisseur. Concrètement, un tel changement requiert de réaliser une analyse des dépenses, de sélectionner les fournisseurs sur la base des données disponibles, de faire preuve d’un engagement continu envers les partenaires fournisseurs et d’estimer la relation avec chaque fournisseur non seulement en fonction de ce qu’elle coûte, mais aussi de la valeur qu’elle crée. La création de partenariats entre acheteurs et fournisseurs reposant sur la collaboration, la responsabilité et l’innovation permet de réduire les coûts de la chaîne d’approvisionnement tout en en améliorant l’efficacité et la fiabilité. Ceci implique :

• de reconnaître les décisions en fonction du coût total (frais et logistique compris) ;
• de porter une attention accrue aux partenariats par rapport aux transactions ;
• d’identifier les capacités du fournisseur.

Dans le cadre d’un approvisionnement stratégique, toutes les parties s’efforcent d’établir une relation collaborative, continue et à long terme qui se traduit en fin de compte par des économies. Ce type de relation repose sur une rétroaction continue ainsi qu’une plateforme dédiée au partage des données et à l’innovation. Par ailleurs, l’approvisionnement stratégique tient compte du retour sur investissement à chaque étape afin d’évaluer les éventuels bénéfices d’un engagement auprès d’un nouveau fournisseur.

Des relations en or

Entretenir une relation de confiance avec les fournisseurs réclame certes des efforts, surtout quand tout semble aller pour le mieux, mais c’est quand la situation se dégrade qu’on regrette de ne pas l'avoir fait.

Il est essentiel, en tant qu’acheteur, de prendre un certain recul et d’évaluer sans détour chaque fournisseur. Qu’apporte-t-il ? Quel rôle joue-t-il dans votre entreprise ? S’agit-il par exemple d’un fournisseur unique ? En reprenant son historique, dans quelle mesure respecte-t-il les accords convenus ? Qu’en est-il de sa flexibilité ? Quels sont les attentes et les objectifs de chaque partie prenante ? En quoi chaque partie peut-elle s’améliorer ?

La compréhension de ces éléments est indispensable pour garantir une communication efficace entre partenaires et éviter les malentendus. Grâce à une communication continue et une approche pratique, vous serez à même de résoudre la plupart des problèmes et de fournir le retour d'information sur lequel repose le processus d’amélioration continue. Si le fournisseur est en relation avec plusieurs de vos départements ou utilisateurs, informez-vous auprès d’eux de leur expérience avec ce fournisseur. Et dans le cas où il n’interagirait pas avec différents départements, savez-vous si vous utilisez son expertise à bon escient ?

Dans l’idéal, les fournisseurs de votre chaîne d’approvisionnement devraient être des éléments fiables au sein de votre organisation. De plus en plus souvent, l’on voit se conclure des partenariats avec des distributeurs qui soutiennent également l’effort de vente. La meilleure approche consiste alors à faire appel, pour chaque problème donné, au distributeur qui offre la meilleure solution. Et dans tous les cas de figure, veillez à ne pas finalement perdre de l’argent en voulant faire des économies de bouts de chandelles. Le prix reste une donnée importante, mais l’avenir appartiendra à celui qui comprendra le mieux le coût total de possession.

Les périodes difficiles et les contextes internationaux défavorables ne disparaîtront pas. C’est pourquoi le fait de pouvoir compter sur ce type de relations autant dans les périodes difficiles que dans les bons jours peut être votre planche de salut, celle qui vous permettra non seulement de survivre, mais aussi de prospérer, quelles que soient les circonstances. Quand les choses se compliquent, il faut savoir décrocher le téléphone pour discuter des exigences, des retards et de tout ce qui peut poser problème.

Votre équipe de professionnels doit être en mesure de mener ses affaires à la carotte plutôt qu’au bâton. Forcer une affaire, c’est une méthode d’un autre temps. Arrangez-vous plutôt pour bien négocier, en laissant entrevoir de futures opportunités comme « carotte » pour motiver et récompenser les fournisseurs performants. Dès lors, ceux qui ont de quoi donner en échange dans cette relation sont aussi ceux qui auront les meilleures chances de faire avancer les choses.

Logiciels intelligents : vers le tout-en-un

L’époque du stylo et du papier est depuis longtemps révolue. Sans logiciels intelligents pour vous aider à définir quelles sont les meilleures options d’approvisionnement, gérer les stocks, planifier, trouver des alternatives et créer un libre-service sur les commandes ouvertes, vous ne pouvez pas être compétitif. Tous les acteurs de la chaîne d’approvisionnement doivent intervenir en temps réel pour identifier les problèmes et réagir rapidement aux changements.

Voici quelques-unes des fonctionnalités que proposent les logiciels intelligents (liste non exhaustive) :

· Analyse prédictive basée sur l’intelligence artificielle/l’apprentissage automatique

· Appels d’offres numériques et évaluation

· Suivi des économies d’approvisionnement

· Accès aux platesformes marchandes des distributeurs

· Suivi des performances des fournisseurs

· Gestion des risques

· Négociations avec les fournisseurs

· Mises à jour des statuts en temps réel

· Pistes d’audit à la demande

· Prix et disponibilité en temps réel

· Suivi des stocks

On ne peut sérieusement envisager de constituer une équipe capable de répondre aux défis du futur sans la doter de logiciels intelligents. Ses membres doivent comprendre les enjeux de la technologie et l’adopter plutôt que de s’en détourner. Tout ce que fait un « pro du futur » est lié à sa réponse à la question « comment puis-je réussir à faire ça ? »

Passons à la dernière relation que nous n’avons pas encore abordée.

Combler le fossé entre ingénieurs et acheteurs

La collaboration entre les départements d’ingénierie et d'approvisionnement a souvent été empêchée du fait qu’ils poursuivent des objectifs bien distincts. Les acheteurs sont avant tout attentifs au prix et à la disponibilité, tandis que les ingénieurs n’ont d’yeux que pour la technologie. La compréhension, la collaboration et la coopération sont autant de passerelles qui devraient permettre à ces deux mondes de se rejoindre.

Une véritable collaboration commence par la circulation des informations entre ces équipes. L’équipe des ingénieurs doit être capable de présenter son point de vue au service des achats afin que celui-ci saisisse la logique qui régit les choix en matière de conception et de matériaux. C’est ce qui donne lieu à la nomenclature pour la commande de composants et de fournitures.

Les progrès de la technologie logicielle dans le cloud computing, l’analytique et les architectures de plateforme permettent de découvrir les risques d’erreurs. Le véritable travail collaboratif repose sur l’utilisation d’un logiciel dans le cloud capable de gérer efficacement les nomenclatures et, ce faisant, de combler le fossé entre les équipes d’approvisionnement et d’ingénierie. Ce type de logiciel peut, par exemple, présenter les derniers changements apportés par les équipes ou les dernières évolutions du marché. L'analytique complexe et un aperçu en temps réel des prix et de la disponibilité permettent à vos équipes de prendre des décisions rationnelles et éclairées qui profitent à la fois au coût et à la qualité.

L’approvisionnement évolue rapidement vers un rôle professionnel prépondérant. L'équipe d'approvisionnement gagne en importance pour l’ensemble de l’entreprise et des fournisseurs. Dès lors, il est grand temps de former et d’embaucher du personnel pour ces équipes, d’en automatiser le fonctionnement et de les doter des outils nécessaires pour pérenniser vos activités.