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Come aumentare l'efficienza del processo di approvvigionamento

Published Date

Carolyn Mathas per PartProcurer.com | Tempo di lettura stimato: 3 minuti, 30 secondi

Data di pubblicazione: 9 dicembre 2021

(Fonte:NatchaS/Shutterstock.com)

E’ cosa nota che esistono livelli di efficienza e qualora in un determinato momento dovessero manifestarsi alcune inefficienza, il problema non potrebbe essere risolto in tempi brevi. L’efficienza richiede snellimento e semplificazione dei processi, documentazione, ottimizzazione e, naturalmente, automazione. Senza dimenticare la necessità di avere un quadro completo e reale della situazione attuale.

Un buon inizio è essere onesti su ciò che è necessario migliorare e su come confrontarsi con la concorrenza. Onestà vuol dire essere in grado di comprendere ciò di cui hanno bisogno i vari reparti aziendali, di identificare i fornitori capaci di soddisfare le richieste più importanti, di esaminare le modalità di negoziazione dei contratti per ottenere il massimo valore, di valutare su base continuativa il lavoro svolto.

Le tre mosse per migliorare l’efficienza

Non “perdere il treno” della digitalizzazione

A causa della pandemia molte aziende sono state costrette ad adottare la digitalizzazione a una velocità molto più sostenuta rispetto a quella prevista. La digitalizzazione dei processi permette di ottenere informazioni utili più velocemente, che possono essere usate per apportare migliorie oppure essere scartate rapidamente caso non apportino risultati utili.

Il passaggio al digitale è un percorso obbligato. Esso permette di eliminare i processi transazionali manuali, semplificando l’accesso ai servizi di approvvigionamento. Per esempio è possibile ridurre il costo degli ordini di acquisto sfruttando le funzionalità “self-service” del fornitore  per l’inserimento delle fatture, che permettono di fare acquisti guidati e Punchout e di effettuare ordini e approvazioni con un dispositivo mobile. Inoltre il monitoraggio degli ordini aperti è estremamente semplice. L’uso di un software di eProcurement consente di ridurre fino a 2/3 i tempi di ciclo.

Sfruttare il cloud

I tool per la gestione dei fornitori e del processo di sourcing (reperimento di beni/servizi) basati su cloud possono contribuire a migliorare la collaborazione, semplificare i processi e assicurare l’accessibilità in qualsiasi momento, aggregando rapidamente informazioni e incrementando l’efficienza. Una gestione più agile dei fornitori e della spesa può contribuire a migliorare la liquidità delle aziende, minimizzare i rischi e assicurare la continuità dell'attività aziendale, tutti elementi critici soprattutto in periodi di crisi economica.

Grazie all'utilizzo di una piattaforma basata su cloud, le procedure di approvvigionamento possono fornire a tutte le persone coinvolte all'interno di un'azienda e ai partner analisi tempestive e proiettate verso il futuro che permettono di prendere decisioni migliori, esaminare un maggior numero di scenari e supportare un modello flessibile e continuo.

Ridurre il budget o gli sprechi

Un business “intelligente” prevede senza dubbio la riduzione delle spese. Ma la sola riduzione non è sufficiente e può anche risultare contro producente. Una corretta gestione delle spese deve tenere conto di molti aspetti tra cui:

  • Monitorare in modo adeguato dei fornitori – si tratta di un'azione necessaria per incrementare efficienza e profitti e ridurre i costi d'inventario
  • Effettuare acquisti di routine da fornitori con i quali esistono accordi relativi ai prezzi, prassi questa che solitamente permette di ottenere prezzi più favorevoli e di minimizzare gli errori.
  • Decentralizzare il processo di richiesta
  • Rafforzare l'ufficio acquisti
  • Identificare tutte le situazioni in cui la spesa non viene gestita in maniera corretta all'interno dell'azienda.

A volte ciò che serve è un cambio di mentalità. Ovvero smettere di avere un atteggiamento reattivo e iniziare ad adottare un approccio di tipo proattivo. Se a esempio si decidesse di avviare ora un'organizzazione, le domande da porsi si possono così riassumere: che tipo di organizzazione sarebbe? Quali attività devono essere razionalizzate? Cosa bisognerebbe enfatizzare? Quali processi automatizzare per primi? Come sfruttare i vantaggi del cloud? Per ottenere le risposte desiderate, è anche possibile procedere a piccoli passi.

Trasferire i dati seguendo un flusso continuo e logico tra tutti i reparti aziendali, compresi quelli che si occupano di finanza e pianificazione. Collaborare laddove possibile, potenziare e implementare tutti passaggi necessari per incrementare accuratezza e flessibilità. Tutti questi aspetti appena menzionati sono strettamente connessi all'efficienza. Senza dimenticare la necessità di garantire quella flessibilità necessaria per apportare modifiche finalizzate a preservare, una volta conseguito, quel maggior livello di efficienza.

 

Informazioni sull'autrice

Carolyn Mathas è una giornalista e creatrice di contenuti per siti Web freelance che lavora per EDN ed EE Times (United Business Media), IHS 360 e AspenCore, oltre che per singole aziende. Mathas è stata Direttrice marketing per Securealink e Micrium, Inc. e fornisce servizi di pubbliche relazioni, marketing ed editoriali a Philips, Altera, Boulder Creek Engineering e Lucent Technologies. Ha conseguito un MBA dal New York Institute of Technology e un BS in marketing dall'Università di Phoenix.