Der Wandel im Einkauf und wie Sie sich darauf vorbereiten können

Carolyn Mathas für PartProcurer.com | Geschätzte Lesezeit: 4 Minuten

Veröffentlicht am 8. Oktober 2021

Sämtliche Aspekte unserer Lieferketten wurden in letzter Zeit in den Fokus gerückt, vor allem aufgrund der jüngsten Störungen durch die weltweiten Ereignisse. Sich häufende Unsicherheiten können sich verheerend auf unsere Lieferketten auswirken, und der Einkauf ist da keine Ausnahme. Angesichts des anhaltenden Drucks entwickeln sich alle Aspekte in diesem Bereich rasant weiter, weg vom reaktiven, transaktions- und kostenbasierten Ansatz von gestern, hin zu einem proaktiven, analysebasierten Gesamtkostenansatz. Wenn Sie sich vor Augen führen, was in naher Zukunft auf den Einkauf zukommen wird, stellt sich natürlich die Frage: Sind Sie darauf vorbereitet?

Wo stehen wir jetzt?

eProcurement-Tools und -Software mit benutzerfreundlichen Oberflächen und Cloud-basiertem Zugang tragen zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung bei. Dank des rasanten Fortschritts bei den digitalen Technologien werden die Lieferketten der Unternehmen neu definiert und der Einkauf umgestaltet. Durch den digitalen Einkauf entstehen bahnbrechende Technologien, die einen vorausschauenden strategischen Einkauf, eine stärkere Automatisierung des Einkaufs und ein proaktives, hocheffizientes Management der Lieferantenbeziehungen ermöglichen. Diese digitalen Lösungen bieten beispielsweise Zugriff auf bisher nicht verfügbare Daten und ermöglichen komplexere Analysen und bessere Strategien.

Einkaufsprofis verwenden entsprechende Dashboards, mit denen sie Trends und Probleme schnell erkennen und überwachen können. Die Leistung von Lieferanten, ausstehende Transaktionen und die Gesamtausgaben lassen sich jetzt leicht nachverfolgen. Software für das Lieferkettenmanagement beschleunigt und vereinfacht den gesamten Einkaufsprozess und senkt gleichzeitig dessen Kosten. Viele dieser neuen Technologien lassen sich leicht integrieren, erfordern minimale Investitionen und amortisieren sich schnell.

Dennoch stehen wir bei der Umgestaltung des Einkaufsprozesses noch ganz am Anfang. Es liegt noch viel Arbeit vor uns. Zwar werden täglich Terabytes an Daten gesammelt und zur Verfügung gestellt, aber genau darin liegt auch die Herausforderung. Accenture zufolge sind „Einkaufsorganisationen, die wirklich von der Analytik profitieren, die Ausnahme, nicht die Regel. Die meisten tun sich immer noch schwer, fortschrittlichere Analysefunktionen einzusetzen, um das Geschäft voranzubringen.“

Wie sieht die Zukunft aus?

Das Machine Learning mit Hilfe von KI findet seinen Weg in die Datenanalyse, die Bedarfsprognose und das Einkaufsmanagement. Hierbei lassen sich durch Machine Learning und Mustererkennung immer mehr Erkenntnisse aus unstrukturierten Ausgaben-, Vertrags-, Kosten- und Lieferantendaten gewinnen und verschiedene Risiken und die Kundennachfrage in Echtzeit überwachen. KI-basierte Automatisierung entlastet die Einkaufsteams von Routineaufgaben, so dass sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Die KI wird irgendwann ein großes Auftragsvolumen verwalten und Systeme automatisch aktualisieren. Smart Contracts und Blockchain werden zunehmend Transaktionen validieren und Zahlungen automatisieren. Einkaufsprofis werden mit der fortschreitenden Technologie mehr Freiheiten haben, zusammenzuarbeiten und Entwicklungen und Lieferantenbeziehungen voranzubringen. Zudem wird die Technologie für mehr Transparenz und Informationsaustausch in der gesamten Lieferkette sorgen.

Doch all dies wird nicht einfach so von alleine geschehen. Einkaufsprofis müssen immer auf dem neuesten Stand der Technik sein und ihre Kompetenzen um strategische, kollaborative, kommerzielle und globale Expertise erweitern. Es reicht nicht mehr aus, Transaktionen durchzuführen und auf Ereignisse zu reagieren. Einkaufsprofis müssen eine wertsteigernde Geschäftsleistung erbringen.

Doch auch abgesehen vom heutigen Arbeitskräftemangel steht der Einkauf vor Herausforderungen, insbesondere bei der Frage, wie er seine Mitarbeiter schnell genug auf den raschen Wandel vorbereiten kann. Es gibt ein großes Maß an „institutionellem Wissen“ bei denjenigen, die schon lange in der Branche tätig sind. Wie können jüngere Arbeitskräfte dieses Wissen nutzen (oder ersetzen) und gleichzeitig den digitalen Wandel umsetzen? Einige der aktuellen Herausforderungen bestehen in der analytischen Modellierung, in funktionsübergreifendem Fachwissen und in der Fähigkeit, flexibel genug zu sein.

Sie sind am Zug

Die Unternehmen sind inzwischen bereit, nicht-strategische Aufgaben und traditionelle Arbeiten auszulagern, damit sich ihre Einkaufsprofis den hochwertigen, strategischen Entscheidungen widmen können. Accenture zufolge gewinnen sie bis zu 40 % an Kapazität für ihr Einkaufsteam, wenn sie Aufgaben wie Rechnungsstellung, Katalogmanagement, Aufgaben- und Ausgabenanalyse einfach auslagern. Dies führt zu mehr Effizienz und Wachstum.

Andrew Bortolini definiert in einer ausgezeichneten aktuellen CPO Rising-Serie 'Skills for the Modern Procurement Pro' (Kompetenzen für den modernen Einkaufsprofi) 14 Kernkompetenzen im Einkaufsbereich. Er sagt: „Für Einkaufsprofis ist die Fähigkeit, Ausgaben und andere Einkaufsdaten zu analysieren und die Zusammenhänge zu erkennen, entscheidend für den Unternehmenserfolg und letztlich für den beruflichen Aufstieg.“ Ferner weist er darauf hin, dass CPOS heute feststellen, dass ihre Mitarbeiter in Bezug auf diese Datenanalyse nur durchschnittlich sind. Finanzanalyse, strategische Einkaufsfähigkeiten, Fachwissen über bestimmte Lieferantenmärkte und Fähigkeiten im Bereich Kategorie-, Vertrags- und Cash-Management stehen ganz oben auf der Liste der von CPOs gewünschten Kompetenzen. Ebenfalls wichtig sind der operative Einkauf, das Lieferantenrisiko, das Leistungsmanagement von Lieferanten, die Fähigkeit, Technologien zur Wertsteigerung zu nutzen, sowie allgemeine Fähigkeiten wie Unternehmensberatung, Präsentation und Projektmanagement. Mit anderen Worten: Es gibt eine Fülle von Möglichkeiten und sehr unterschiedliche Wege, diese zu erreichen. 

Neben der rasanten Entwicklung im Einkaufsbereich und dem potenziellen beruflichen Aufstieg verändert sich auch die Demographie der Mitarbeiter. Laut Entrepreneur werden im Jahr 2025 75 % der Mitarbeiter Digital Natives sein. Der Einsatz fortschrittlicher Technologien wird für die Prozessautomatisierung sowie für die Einstellung und Bindung von Mitarbeitern entscheidend sein.

Wenn Sie bereit sind, sich direkt darauf einzulassen, die Chancen zu ergreifen und sie zu nutzen, kann dies für Sie die beste aller Zeiten werden.