Cosa gli ingegneri vorrebbero che il team di approvvigionamento sapesse

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(Fonte dell’immagine: Micah C/peopleimages.com/Stock.adobe.com)

Pubblicato il 10 gennaio 2024

Gli ingegneri e i team di approvvigionamento svolgono un ruolo cruciale nell’intricata danza della progettazione e della produzione. Entrambi le parti sono essenziali, ma la mancanza di comunicazione può creare tensioni inutili. Come fare per colmare il divario e facilitare la comprensione? Cosa vorrebbero far comprendere gli ingegneri ai team di approvvigionamento? Come trovare il modo giusto di collaborare?

1. Potrebbe esserci un eccesso di pratiche cartacee

Tutto il tempo che gli ingegneri dedicano alle pratiche cartacee viene sottratto al tempo che dedicano allo sviluppo. Per loro, un eccesso di moduli e approvazioni non è solo un sovraccarico burocratico, ma rappresenta anche un ostacolo al flusso creativo. Gli ingegneri vorrebbero un processo semplificato all’interno di un sistema che rispetti l’esigenza sia di responsabilità che di agilità.

Cosa possono fare i buyer: Investire in un software di approvvigionamento che automatizzi le attività ripetitive e riduca l’intervento manuale. Digitalizzando e consolidando i documenti cartacei, entrambi i team possono concentrarsi sui loro compiti principali, aumentando l’efficienza e riducendo i ritardi.

2. Le relazioni con i fornitori danno sicurezza

Gli ingegneri spesso conoscono a fondo i componenti di cui hanno bisogno e sanno dove acquistarli. Il territorio familiare dei venditori affidabili dà loro sicurezza. Avventurarsi in territori sconosciuti con nuovi venditori, invece, può fargli sperimentare un senso di incertezza che preferirebbero evitare.

Cosa possono fare i buyer: Se da una parte, tenere un elenco dei venditori approvati è essenziale per il controllo della qualità, dall'altra parte gli ingegneri dovrebbero avere a disposizione un sistema rapido per suggerire e ottenere l’approvazione dei nuovi venditori (possibilmente senza scartoffie), specialmente se si tratta di componenti innovativi o avanzati.

3. Trovare il giusto equilibrio tra fiducia e tecnologia

Vincolarsi ai venditori approvati è un po’ come dipingere potendo usare solo la metà dei colori. Gli ingegneri comprendono il valore della fiducia, ma in alcuni casi vorrebbero avere la libertà di stare al passo con l’evoluzione tecnologica, anche se questo significa uscire dalla propria zona di comfort.

Cosa possono fare i buyer: Organizzare incontri periodici in cui gli ingegneri possano mostrare le nuove tecnologie e spiegarne i vantaggi. In questo modo il team di approvvigionamento imparerà a conoscere il panorama tecnologico in evoluzione e potrà comprendere perché alcuni componenti possono essere essenziali per un progetto, anche se non provengono da venditori approvati.

4. L’approvvigionamento è molto più di un semplice acquisto

Le decisioni sull’approvvigionamento non vengono prese per sfizio. Gli ingegneri vorrebbero che i team di approvvigionamento comprendessero che spesso il momento della decisione è preceduto da una ricerca approfondita, dalla consultazione tra pari e dall’impegno degli esperti. La natura volatile delle catene di fornitura, soprattutto di recente, aggiunge un ulteriore livello di complessità.

Cosa possono fare i buyer: Utilizzare piattaforme collaborative dove gli ingegneri possano evidenziare le ragioni alla base delle loro decisioni di approvvigionamento. Permettere agli ingegneri di documentare le loro ricerche e i loro sforzi di consultazione, può aiutare i team di approvvigionamento a comprendere meglio le ragioni delle loro richieste.

5. Regole rigide sull’approvvigionamento possono creare intoppi

Linee guida e restrizioni talvolta rappresentano un freno per gli ingegneri. Che l’ostacolo sia la suddivisione degli ordini o l’obbligo di rimanere all’interno di una lista approvata, gli ingegneri vorrebbero maggiore flessibilità e più spazio di manovra senza aggirare le regole.

Cosa possono fare i buyer: Rivedere e aggiornare periodicamente le regole sull’approvvigionamento. Un meccanismo di feedback che permetta agli ingegneri di suggerire modifiche in base alle loro esperienze pratiche, può aiutare ad affinare queste linee guida perché siano più adattive e meno restrittive.

6. Comunicazione e trasparenza sono fondamentali

Per gli ingegneri la trasparenza è fondamentale. Conoscere la data in cui viene effettuato l’ordine o la data prevista per la consegna e ricevere informazioni sui ritardi delle spedizioni e aggiornamenti tempestivi fa la differenza. Diminuire i livelli delle approvazioni burocratiche e introdurre canali di comunicazione più diretti cambierebbe le regole del gioco.

Cosa possono fare i buyer: Sviluppare una piattaforma di comunicazione centralizzata, ad esempio una dashboard, dove le parti interessate possano visualizzare aggiornamenti in tempo reale sugli ordini, le consegne ed eventuali problemi. In questo modo si riduce la dipendenza dalle e-mail e si garantisce che tutti restino informati.

7. Valorizzare la loro competenza nella scelta dei componenti

Gli ingegneri apportano una grande ricchezza di esperienza, capacità e competenze, e vorrebbero che venissero maggiormente riconosciute. Vorrebbero un approccio più collaborativo al processo decisionale, dove le loro competenze vengano anche attivamente ricercate.

Cosa possono fare i buyer: Organizzare workshop per permettere agli ingegneri di condividere le loro competenze e ai team di approvvigionamento di spiegare i loro vincoli. Queste conversazioni possono sembrare un ostacolo ai processi di lavoro, ma per superare gli impedimenti è fondamentale colmare questo gap nella comunicazione. Inoltre, le riunioni di team interfunzionali, in cui le decisioni sulla scelta dei componenti vengono prese collegialmente, possono favorire il rispetto reciproco e migliorare i risultati.

8. C’è una differenza tra i progetti interni e gli obblighi contrattuali

Gli ingegneri spesso si trovano a lavorare in condizioni molto diverse. Quando lavorano su progetti interni sono più liberi. Essere soggetti a obblighi contrattuali, invece, comporta una serie di sfide. Quello che vorrebbero è una linea di comunicazione più diretta con i clienti e più autonomia con i progetti interni.

Cosa possono fare i buyer: Sviluppare un flusso di lavoro per i progetti interni chiaro e differenziato rispetto a quello dei progetti basati sul cliente, può aiutare a chiarire meglio le aspettative. Agli ingegneri può essere concessa maggiore autonomia per i progetti interni, mentre i progetti basati sui clienti possono seguire un approccio più strutturato, per garantire che i requisiti del cliente siano soddisfatti senza porre ostacoli alla creatività.

Conclusioni

Qualunque siano le sfide che affrontano gli ingegneri e i professionisti dell’approvvigionamento, il successo dipende dal rispetto e dalla comprensione reciproci. Riconoscere questo aiuta i team di approvvigionamento a collaborare in modo più efficiente con gli ingegneri. Qual è il risultato? Operazioni fluide, innovazioni rivoluzionarie e un ambiente di lavoro armonioso.