Comment améliorer l'efficacité de vos achats ?
Carolyn Mathas pour PartProcurer.com | Temps de lecture estimé : 3 minutes, 30 secondes
Publié le 9 décembre 2021
(Source des images : NatchaS/Shutterstock.com)
Nous savons tous qu'il existe des niveaux d'efficacité et que si vous avez des problèmes dans ce domaine, ils ne seront pas résolus du jour au lendemain. L'efficacité passe par la simplification des processus, la documentation, l'optimisation, l'automatisation bien sûr, mais aussi par une réelle prise de conscience de votre situation actuelle.
Pour commencer, soyez honnête sur ce que vous devez améliorer et sur la façon dont vous vous positionnez par rapport à vos concurrents. L'honnêteté implique de comprendre les besoins de toutes vos unités commerciales, d'avoir des moyens d'identifier les fournisseurs qui peuvent répondre à vos principales exigences, d'examiner la façon dont vous négociez les contacts pour obtenir la valeur finale et d'évaluer en permanence ce que vous faites.
Trois façons de gagner en efficacité
Prendre le train de la numérisation en marche
La pandémie a poussé de nombreuses entreprises à se lancer dans la numérisation beaucoup plus rapidement qu'elles ne l'auraient fait autrement. La dématérialisation des processus permet d'obtenir des informations plus rapidement, ce qui vous permet de faire plus de choses ou de les éliminer rapidement lorsqu'elles ne fonctionnent pas.
Il n'y a aucune excuse pour ne pas passer au numérique. Cela implique d'éliminer les processus transactionnels manuels et de faciliter l'accès aux services d'achat. Par exemple, réduire le coût des bons de commande en permettant aux fournisseurs de saisir leurs factures en libre-service, en proposant des achats guidés et en utilisant le Punch-Out et les demandes et approbations sur mobiles. En outre, vous pouvez facilement suivre les commandes en cours. L'utilisation d'un logiciel d'achats électroniques (e-procurement) permet parfois de réduire de 2/3 la durée du cycle.
Exploiter le cloud
Les outils de gestion des achats et des fournisseurs basés sur le cloud peuvent améliorer la collaboration, simplifier les processus et offrir un accès à tout moment, en regroupant rapidement les informations et en augmentant l'efficacité. Une gestion plus agile des dépenses et des fournisseurs permet d'améliorer la trésorerie de votre organisation, de réduire les risques et d'assurer la continuité des activités. Ce sont des fonctions essentielles, notamment en période de ralentissement économique.
En utilisant une plateforme basée sur le cloud, votre service des achats peut fournir aux parties prenantes internes et aux partenaires une analyse prospective en temps opportun qui leur permettra de prendre de meilleures décisions, d'explorer davantage de scénarios et de soutenir un modèle de planification agile et continu.
Réduire votre budget ou vos déchets
La réduction des dépenses fait partie intégrante d'une entreprise intelligente. Mais en réalité réduire les dépenses n'est pas suffisant et peut même être un exercice autodestructeur. Une bonne gestion des dépenses implique notamment de :
- Contrôler suffisamment les fournisseurs - une condition indispensable pour améliorer l'efficacité et les bénéfices tout en réduisant les coûts de stock.
- Effectuer les achats de routine auprès de fournisseurs avec lesquels des accords de prix ont été passés, ce qui se traduit généralement par des prix plus bas et moins d'erreurs.
- Décentraliser le processus de demande d'achat
- Responsabiliser le service des achats
- Identifier les domaines où les dépenses sont insuffisamment ou mal gérées dans votre organisation
Parfois, ce qu'il faut, c'est un changement d'état d'esprit. Arrêtez de réagir et dirigez. Adoptez une approche plus proactive. Par exemple, si vous deviez mettre en place votre organisation aujourd'hui, que feriez-vous ? Que simplifieriez-vous ? Sur quoi mettriez-vous l'accent ? Qu'automatiseriez-vous en premier ? Comment pouvez-vous tirer parti du cloud ? Progressez par petites étapes si nécessaire.
Transférez les données dans un flux continu et logique entre vos services, y compris les finances et la planification. Collaborez si possible, responsabilisez, et mettez en œuvre des mesures pour améliorer la précision et la flexibilité. Tous ces éléments sont des facteurs d'efficacité. Et faites preuve d'agilité en apportant des changements pour maintenir ce gain d'efficacité une fois que vous en aurez tiré profit.
À propos de l'auteur
Carolyn Mathas est rédactrice indépendante/rédactrice de site pour EDN et EE Times de United Business Media, IHS 360 et AspenCore, ainsi que pour des entreprises individuelles. Elle a été directrice marketing pour Securealink et Micrium, Inc. et a fourni des services de relations publiques, de marketing et de rédaction à Philips, Altera, Boulder Creek Engineering et Lucent Technologies. Elle est titulaire d'un MBA du New York Institute of Technology et d'un BS en marketing de l'université de Phoenix.