Procurement e sourcing: un rapporto simbiotico

Carolyn Mathas per PartProcurer.com | Tempo di lettura stimato:  3 minuti, 30 secondi

Data di pubblicazione: 27 ottobre, 2021

In base ai risultati di uno studio condotto da  Kearney un paio di anni fa, circa il 30% del fatturato di una società di servizi e il 50% di quello di un'azienda manifatturiera erano destinati agli approvvigionamenti. Un recente report redatto da SpendEdge relativo alle attività di sourcing (reperimento) e procurement (approvvigionamento) sottolinea che entro il 2024 si assisterà a una crescita consistente (stimata in 16 miliardi di dollari) nel campo dei servizi di evasione degli ordini.

Anche se è opinione abbastanza comune che sourcing e procurement siano sinonimi, si tratta di una convinzione errata. Sebbene queste attività rivestano un ruolo critico all'interno della catena di fornitura (supply chain) di un'organizzazione, differiscono notevolmente l'una dall'altra. In ogni caso, visto il loro impatto in termini finanziari e le previsioni di crescita, entrambe stanno evolvendo rapidamente, in modo disgiunto e collaborativo.

Reperimento e approvvigionamento

A tutti i professionisti che si occupano di sourcing viene affidata la strategia, la ricerca e la definizione di metriche (ovvero di indicatori) di qualità. Il sourcing comprende tutte le attività correlate all'identificazione e al coinvolgimento dei migliori fornitori possibili di beni e servizi, incluse la verifica, la selezione e l'ingaggio, oltre alla gestione dei fornitori finalizzato a ottenere il miglior rapporto tra qualità e prezzo e all'esecuzione dell'analisi dei rischi relativamente ai fornitori.

La valutazione e l'analisi continue del mercato dei fornitori e la negoziazione dei termini e delle condizioni di acquisto ricadono sempre nell'ambito del sourcing. Un compito essenziale di un professionista del sourcing è, a esempio, negoziare i prezzi sulla base dei volumi di acquisto. Il sourcing di tipo strategico, soprattutto in periodi abbastanza complessi, permette di evitare problemi, attenuare l'effetto delle interruzioni della fornitura, favorendo la stabilità economica e della catena di fornitura. Il sourcing è quell'attività che “apre la strada” al procurement.

Quest'ultimo, infatti, si può considerare come il passo (o livello) successivo. I professionisti dell'approvvigionamento si occupano di effettuare gli ordini presso i fornitori, confermare gli ordini, eseguire i pagamenti e assicurare la consegna corretta e nei tempi previsti dei prodotti/servizi ordinati. Il procurement sfrutta le supply chain esistenti per assicurare un flusso regolare e costante delle forniture a un'organizzazione.

Il punto di incontro

La combinazione tra procurement e sourcing strategico comporta molto vantaggi, tra cui stabilità di fornitura, attenuazione dei rischi, sostenibilità nel tempo e sicurezza basata sulla collaborazione. Queste due funzioni, quando operano in sintonia, permettono anche di ottimizzare i costi: mentre il team che si occupa di sourcing conserva e analizza i dati generati, il team preposto al procurement utilizza questi dati per acquistare prodotti nel rispetto dei budget previsti. Oltre a ciò, i dati generati dal team di procurement relativi ai fornitori permette al team di sourcing di monitorarne l'idoneità.

Una volta completato il ciclo del processo, i dati generati dal team di procurement vengono trasferiti al team di sourcing in modo da consentire a quest'ultimo di gestire in modo ottimale le relazioni con i fornitori. Ciò permette di valutare nel tempo le prestazioni dei fornitori e prendere decisioni strategiche circa l'opportunità o meno di continuare la cooperazione relativamente a ciascun fornitore.

Grazie all'automazione è possibile accedere ai dati aziendali e a quelli della base dei fornitori e adattare in modo opportuno l'attività di sourcing per minimizzare rallentamenti e ritardi. Oltre a ciò, la cooperazione tra i team di sourcing e procuremt assicura la continuità della catena di fornitura nel breve periodo e la possibilità di effettuare una pianificazione efficace a lungo termine.

Il ruolo del sofware

Un software completo in grado di gestire le attività di sourcing/procurement è un elemento che sta acquisendo un'importanza sempre maggiore. Programmi di questo tipo dovrebbero includere caratteristiche quali:

• Database di fornitori/produttori corredato da valutazioni e punteggi
• RFQ (Request for Quotation) automatizzate
• Accesso collaborativo ai dati
• Pianificazione delle spese (Budgeting)
• Verifiche di sicurezza
• Generazione e gestione delle richieste d'acquisto
• Generazione e gestione dei contratti e degli ordini di acquisto
• Archiviazione in un database con riferimenti incrociati
• Processi P2P (Procure to Pay) transazionali

Tecnologia e automazione favoriscono un'efficace collaborazione tra le divisioni che si occupano di sourcing e procurement, finalizzata a raccogliere dati e analisi e fornire a tutti gli interessati l'accesso ai risultati aggregati. L'automazione consente inoltre di migliorare le relazioni con i fornitori, supporta un processo decisionale basato su informazioni reali e aggiornate e consente di creare condizioni e mettere a punto strategie in grado di ottimizzare il valore.

I vantaggi sono innumerevoli. I team di sourcing e procurement non possono operare in maniera efficace se non possono utilizzare dati condivisi. La combinazione tra procurement e sourcing strategico, oltre all'utilizzo della tecnologia che permette una gestione e un accesso completi, è la chiave di volta che contribuisce a un sensibile aumento dell'efficacia.

Uno sguardo al futuro

Nel momento in cui ripartono le economie, le attività di sourcing e procurement continueranno ad adattarsi e rafforzarsi, specialmente laddove vi sono reti di supply chain particolarmente complesse. Ciò che balza immediatamente all'occhio è il cambiamento relativo ai dati disponibili, ora molto più completi e articolati. Per esempio è possibile avere una quantità di informazioni relative a un fornitore di un livello successivo che non erano disponibili prima dell'avvento della pandemia. La pianificazione ora può fare affidamento su conoscenze più approfondite, utili nel momento in cui è ormai risaputo che le catene di fornitura globali potrebbero in futuro non essere più in grado di garantire l'attuale continuità del servizio.

Sempre più le aziende si stanno adattando all'idea di considerare la supply chain alla stregua di un servizio. In questo caso, le soluzioni di analisi degli approvvigionamenti automatizzate basate su cloud che utilizzano l'intelligenza artificiale capaci di integrare dati da diverse fonti saranno acquistate sotto forma di SaaS (Software-as-a-Service). Oltre a ciò, aumenterà l'utilizzo delle tecnologie AI/ML lungo tutta la supply chain, dove robot “intelligenti” saranno destinati a eseguire i compiti più ordinari senza coinvolgere operatori umani.

Una maggiore agilità conferirà alle aziende la flessibilità necessaria per affrontare le future sfide. Grazie a metodologie di formazione virtuali e a tool digitali mutuati dai videogiochi sarà possibile coinvolgere personale esperto arricchendone le competenze. Tecnologia e innovazione, inoltre, consentiranno di aumentare la velocità di esecuzione delle operazioni di fornitura a tutto vantaggio della competitività.

Informazioni sull'autrice

Carolyn Mathas è una giornalista e creatrice di contenuti per siti Web freelance che lavora per EDN ed EE Times (United Business Media), IHS 360 e AspenCore, oltre che per singole aziende. Mathas è stata Direttrice marketing per Securealink e Micrium, Inc. e fornisce servizi di pubbliche relazioni, marketing ed editoriali a Philips, Altera, Boulder Creek Engineering e Lucent Technologies. Ha conseguito un MBA dal New York Institute of Technology e un BS in marketing dall'Università di Phoenix.