Tre KPI di approvvigionamento per valutare i fornitori in maniera più accurata

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Carolyn Mathas per PartProcurer.com | Tempo di lettura stimato: 3 minuti, 30 secondi

Per poter monitorare, valutare e gestire in modo efficiente i fornitori nella fase di approvvigionamento (procurement) è necessario  tenere in considerazione specifici indicatori chiave di prestazioni, o KPI (Key Performance Indicator). Grazie a questi indicatori è possibile stabilire se si stanno utilizzando i fornitori adatti, ottenendo i prodotti del livello qualitativo conforme al prezzo pattuito nei tempi concordati. I KPI favoriscono una gestione efficiente dei fornitori/venditori stabilendo obiettivi adeguati, monitorando i tempi di consegna e, ovviamente, assicurando il livello qualitativo previsto per la merce che viene consegnata.

Nel corso della ricerca di modalità capaci di migliorare i processi di approvvigionamento e aumentare il loro impatto sul fatturato, è necessario monitorare su base continuativa tre indicatori esistenti relativi alla qualità e alla consegna. Anche se le aziende utilizzano diversi KPI, tutti comunque importanti, i tre indicatori dei quali si è appena fatta menzione permettono di avere una visibilità approfondita sulla ricezione delle merci e la loro qualità, oltre a fornire utili avvisi sul fatto che si stiano utilizzando i fornitori corretti e sulla bontà del loro operato.

KPI N°1: Tasso di difettosità del fornitore

Il tasso di difettosità del fornitore (Supplier Defect Rate) viene utilizzato per valutare la qualità individuale di un fornitore. Misurando i tassi di difettosità del fornitore e suddividendoli in base al tipo di difetto è possibile ottenere informazioni dettagliate e utili circa l'affidabilità, l'attendibilità e l'attenzione del fornitore circa l'aspetto qualitativo, oltre a indicazioni sulle modalità di esecuzione del contratto.

Tasso di difettosità del fornitore = Numero di prodotti al di sotto dello standard/Numero totale di unità collaudate

Il tasso di difettosità può anche essere stabilito dividendo il numero degli ordini nei quali sono stati riscontrati difetti per il numero totale di ordini. Sulla base delle specifiche del prodotto, esistono parecchi modi per misurare i tassi di difettosità – dalla semplice osservazione all'analisi – che prevedono il test di una percentuale degli articoli ricevuti. Nel caso di un prodotto di tipo “safety-critical” i test, ovviamente, potrebbero venire effettuati su tutti i pezzi ricevuti.

Solitamente, i livelli di qualità accettabili (AQL - Acceptable Quality Level) rappresentano il livello di qualità che può essere considerato accettabile nel caso peggiore (worst case). Minore è questo livello, più rigide saranno le specifiche. I prodotti/pezzi in ingresso sono solitamente collaudati in maniera casuale e, nel caso il numero delle parti difettose sia inferiore a una determinata quantità, il livello di qualità risulterà accettabile. I difetti solitamente si suddividono in difetti critici che potrebbero provocare lesioni o danni, guasti significativi che potrebbero dare origine a malfunzionamenti e imperfezioni di minore entità: in quest'ultimo caso il prodotto/pezzo, benché differisca dalla specifiche stabilite, potrà ancora essere utilizzato. Gli scarti verranno nuovamente esaminati per cercare di individuare la causa dei difetti.

KPI N°2: Tempi di consegna del fornitore

Il tempo di consegna del fornitore è l'intervallo di tempo che intercorre dal momento in cui un fornitore riceve l'ordine e quello in cui l'ordine viene spedito. Si tratta di un indicatore critico per quel che concerne i livelli di scorte e la gestione dell'inventario. Il controllo dei tempi di consegna aiuta un'azienda a prevedere le vendite e conferire efficienza e fluidità alle sue attività.

I vantaggi legati al monitoraggio di questo KPI si possono così riassumere:

· Le aziende possono vedere le cause effettive che influenzano i tempi di consegna, processi di produzione compresi.

· Maggiore efficienza nella gestione dell'inventario (a patto che vi sia un adeguato controllo degli ordini, delle stime e dei tempi di consegna).

· Per stimare i tempi di consegna ed evitare di immagazzinare scorte in eccesso, il numero dei fornitori avrà un impatto considerevole. Stabilire una programmazione delle consegne e monitorarla costantemente sono operazioni che aiutano a mantenere i costi di spedizione/ricevimento in linea con le previsioni e ridurre i tempi di consegna.

Ovviamente, è impossibile prevedere ritardi inevitabili provocati da gravi imprevisti. In situazioni di qusto tipo, prevedere un fornitore di riserva può rappresentare un potenziale aiuto. Non va comunque dimenticato che per i tempi di consegna esistono specifici KPI per la corretta gestione dell'inventario.

KPI N°3: Disponibilità del fornitore

Questo KPI aiuta a stabilire il livello di affidabilità che un'azienda può attribuire a uno specifico fornitore. Esso è misurato dal rapporto tra il numero di volte che gli articoli sono disponibili presso il fornitore rispetto al numero di ordini effettuati con quest'ultimo. La disponibilità del fornitore può anche valutare la capacità di quest'ultimo di soddisfare richieste di emergenza.

I rapporti con i fornitori assumono un'importanza fondamentale e la gestione di questi rapporti è una parte integrante della strategia. Quando si lavora con più fornitori, il livello di complessità può essere tale da far passare in secondo piano l'importanza di una corretta gestione. Questo KPI relativo alla disponibilità fa riferimento al numero di volte in cui le merci sono disponibili presso il fornitore, o al numero totale di ordini effettuati.

Sapere che un fornitore è in grado di rendere disponibili i beni o i servizi richiesti quando necessario è un elemento critico per garantire l'efficienza complessiva: una disponibilità uguale o superiore al 90% può assicurare l'assenza di interruzioni nella catena di fornitura (supply chain).

L'evoluzione dei KPI di approvvigionamento

Le misure e il monitoraggio dei KPI si stanno trasferendo sempre più verso il mondo delle tecnologie digitali. Sono disponibili parecchi tool basati su cloud  grazie ai quali i professionisti del procurement possono trascorrere più tempo ad analizzare i dati ottenuti e impostare risposte più efficaci. Queste soluzioni di procurement digitali basate su cloud per la misura dei KPI, oltre a fornire informazioni utili, contribuiscono a ridurre i rischi e, potenzialmente, ad aumentare i profitti.

Informazioni sull'autrice

Carolyn Mathas è una giornalista e creatrice di contenuti per siti Web freelance che lavora per EDN ed EE Times (United Business Media), IHS 360 e AspenCore, oltre che per singole aziende. Mathas è stata Direttrice marketing per Securealink e Micrium, Inc. e fornisce servizi di pubbliche relazioni, marketing ed editoriali a Philips, Altera, Boulder Creek Engineering e Lucent Technologies. Ha conseguito un MBA dal New York Institute of Technology e un BS in marketing dall'Università di Phoenix.